INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO BOLIVIARIANO DE TECNOLOGÍA UNIDAD EDUCATIVA DE EDUCACIÓN COMERCIAL ADMINISTRATIVA Y CIENCIAS Proyecto de investigación previo a la obtención del título de: TECNÓLOGA EN CONTABLIDAD Y AUDITORÍA TEMA: ELABORACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO DE LA CAJA CHICA DE LA EMPRESA “EMCOEC S.A.” Autora: Palacios Fernández Mónica Georgina Tutora: Mgs. Ketty Lourdes Hernández Prieto Guayaquil – Ecuador 2019 xiii INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO BOLIVIARIANO DE TECNOLOGÍA Proyecto de investigación previo a la obtención del título de: Tecnóloga en contabilidad y auditoría Tema: “Elaboración de manual de procedimientos del control interno de la caja chica de la empresa EMCOEC S.A.” Autora: Palacios Fernández Mónica Georgina Tutora: Mgs. Ketty Lourdes Hernández Prieto. Resumen La empresa EMCOEC S.A., ha presentado muchas novedades sobre faltantes y sobrantes en el área de caja chica, ya que no cuenta con soportes que justifiquen las inconsistencias al momento de realizar los arqueos de la caja chica, por tal motivo se plantea como objetivo general la elaboración de un manual de procedimientos de control interno de caja chica para mejorar el control del efectivo de la empresa, que permita resultados transparentes, precisos y concisos respaldados con la documentación adecuada. En el marco teórico se revisaron los procedimientos de control de la caja chica donde se resalta la importancia un registro organizado de los egresos, ya sea por el monto que fuere; así como mantener el valor exacto de lo que fue asignado al custodio o delegado de la caja chica, para lo cual es necesario se tome como obligatoriedad del caso el uso del manual de caja chica que asegure un proceso operativo exitoso. Los tipos de investigación que se realizaron fueron descriptivo, explicativo y correlacional. Dentro de las técnicas de investigación que se utilizaron se tiene la recopilación de datos mediante la observación, entrevistas, cuestionarios, consultas, que agilitan llegar a las conclusiones y al marco de referencia de las mismas. La aplicación del manual de procedimientos garantiza a la empresa, que cada uno de los procesos se cumpla de acuerdo a lo establecido, fijando responsabilidades al manejo, reposición y arqueo de la caja chica, y por ende el mejoramiento de la rentabilidad de la empresa. Sobrante y Faltante Caja Chica Control de efectivo xiv INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO BOLIVIARIANO DE TECNOLOGÍA Proyecto de investigación previo a la obtención del título de: Tecnóloga en contabilidad y auditoría Tema: “Elaboración de manual de procedimientos del control interno de la caja chica de la empresa EMCOEC S.A.” Autora: Palacios Fernández Mónica Georgina Tutora: Mgs. Ketty Lourdes Hernández Prieto. Abstract The company EMCOEC S.A., has presented many novelties about missing and leftovers in the petty cash area, because it does not have supports that justify the inconsistencies at the time of making the cash flows of the petty cash, for this reason, the general objective is the development of a manual of petty cash internal control procedures to improve the control of cash in the company, that allows transparent, accurate and concise results backed up with the proper documentation. In the theoretical framework, the control procedures of the petty cash were reviewed, highlighting the importance of an organized register of expenditures, regardless of the amount; as well as maintaining the exact value of what was assigned to the custodian or delegate of the petty cash, for which it is necessary to take as a mandatory case the use of the petty cash manual that ensures a successful operating process. The types of research that were carried out were descriptive, explanatory and correlational. Within the research techniques that were used, the data collection is done through observation, interviews, questionnaires, consultations, which expedite reaching the conclusions and the frame of reference of the same. The application of the procedures manual guarantees to the company, that each of the processes is carried out according to the established, fixing responsibilities to the management, replacement and cash flows of the petty cash, and therefore the improvement of the profitability of the company. Missing and leftovers Petty cash Control of Cash x ÍNDICE GENERAL Contenidos Páginas Portada i Dedicatoria ii Agradecimiento iii Certificación de la aceptación del tutor iv Cláusula de autorización para la publicación de trabajos de titulación v Certificación de aceptación del CEGESCIT vi Resumen vii Abstract viii Índice General ix Índice de Tablas xii Índice de Gráficos xiii CAPÍTULO I El Problema Planteamiento del problema 1 Ubicación del problema en un contexto 1 Situación conflicto 3 Delimitación del problema 5 Formulación del problema 6 Variable de la investigación 6 xi Variable independiente 6 Variable dependiente 6 Evaluación del problema 6 Objetivos de la investigación 7 Objetivo general 7 Objetivos específicos 7 Interrogantes de la investigación 7 Justificación de la investigación 8 Viabilidad de la investigación 9 CAPÍTULO II Marco Teórico Fundamentación teórica 11 Antecedentes históricos 11 Antecedentes referenciales 21 Fundamentación legal 24 Variables conceptuales 27 Variable dependiente 27 Variable independiente 28 Glosario de términos 28 CAPÍTULO III Metodología xii Presentación de la empresa 32 Objeto de estudio 36 Diseño de la investigación 41 Tipos de investigación 42 Población y muestra 37 Tipo de muestra 43 Métodos teóricos 44 Técnicas e instrumentos de investigación 46 Entrevista 46 CAPÍTULO IV Análisis e interpretación de resultados Observación científica 51 Entrevista 1 53 Entrevista 2 54 Entrevista 3 55 Entrevista 4 56 Entrevista 5 57 Conclusiones 58 Recomendaciones 59 Bibliografía 60 ANEXOS xiii ÍNDICE DE TABLAS Títulos Páginas Tabla 1: Causa y efecto 5 Tabla 2: Línea de productos 35 Tabla 3: Arqueo de caja enero 2018 37 Tabla 4: Arqueo de caja febrero 2018 38 Tabla 5: Arqueo de caja marzo 2018 39 Tabla 6: Esquema de investigación 42 Tabla 7: Análisis de población 44 Tabla 8: Procedimientos 46 Tabla 9: Guía de observación 51 Tabla 10: Entrevista secretaria 53 Tabla 11: Entrevista contador 54 Tabla 12: Entrevista técnico 55 Tabla 13: Entrevista vendedor 56 Tabla 14: Entrevista mensajero 57 xiv ÍNDICE DE FIGURAS Títulos Páginas Figura 1: Organigrama 33 Figura 2: Vale de caja chica enero 40 Figura 3: Vale de caja chica febrero 40 Figura 4: Vale de caja chica marzo 41 Figura 5: Indicadores de observación 52 1 CAPÍTULO I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Ubicación del problema en un contexto La empresa EMCOEC S.A. actualmente está presentando muchas novedades sobre faltantes y sobrantes en el área de caja chica, ya que no se presenta una documentación que se adecúe a las medidas administrativas necesarias que eviten errores o transacciones fraudulentas, ya que no es posible detectar este tipo de irregularidades a tiempo, por lo que sustenta la propuesta de elaborar un manual de procedimientos del control interno que contribuya de manera paulatina a mejorar el control del efectivo. Las empresas se forman para lograr objetivos y metas definidas, que pueden variar con el paso de los años y las necesidades que requieran. Sin olvidar que cualquier entidad debe emplear procedimientos internos para controlar el giro del negocio. Se podría acotar con un concepto breve de lo que es la cuenta caja chica; es la cantidad limitadamente pequeña de dinero en efectivo que se establece a un empleado disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo un sistema de fondo fijo; el valor de los gastos que se efectúan con este fondo son tan pequeños y se basan al movimiento que tenga una empresa diariamente y que no es provechoso pagarlos con cheques. En toda empresa (pública o privada) se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual. Se 2 trata, de esta manera, de afrontar situaciones cotidianas urgentes que, precisamente por su carácter de inmediatez, no pueden seguir los trámites habituales de autorización de gastos. Además, se trata de operaciones de poca cuantía que deben resolverse rápidamente para lograr agilidad en la gestión y evitar perjuicios mayores. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos. Cada institución determinará su monto máximo. (Sage, 2019) Para el buen desenvolvimiento financiero de una empresa debe primar el control de efectivo, ya que el resultado de aquello, permite solventar las diferencias ocasionadas al momento de realizar los arqueos de caja, es decir, que cuando se requiere registrar un egreso solo se proceda cuando consten la respectiva documentación legalizada y autorizada según lo establecido en las normativas contables y que a su vez respalde la operación o que justifique dicho pago. Tanto el fondo fijo como la caja chica están sujetos a ciertas condiciones que establece la organización sobre su uso, tales como el monto máximo de pago, los conceptos permitidos y los no permitidos de ser abonados por este medio, monto mínimo de efectivo, etc. A su vez, es posible la existencia de varios fondos fijos en caso que la organización lo requiera, ya sea por contar con distintas localizaciones geográficas, separación física de distintas áreas de la organización, varios puntos de ventas y demás. (Igestion, 2010) El responsable o delegado de la caja chica debe de cerciorarse que se cumplan a cabalidad las exigencias que se refieran al manejo del desembolso de la misma, así como los reembolsos que ingresen hayan pasado por una revisión y verificación por parte de los delegados de este proceso. 3 Situación conflicto La empresa EMCOEC S.A. es una compañía radicada en Ecuador que se constituyó el 29 de marzo de 1995. Como actividad principal tiene la venta al por menor de equipos tecnológicos y soluciones de hardware y software. Se encuentra ubicada al norte de la ciudad de Guayaquil y cuenta con la colaboración de doce empleados divididos de la siguiente forma: tres personas en el área de venta, cinco en el área administrativa y cuatro personas en el área técnica. Se ha observado que en la empresa EMCOEC S.A, el custodio o delegado de caja chica no lleva un debido control de caja chica, respaldándose en registros de los egresos que presenta la empresa; tal es el caso, que es evidente diagnosticar o vaticinar las recurrentes inconsistencias en los arqueos de caja al no establecer procedimientos que regulen el manejo de la misma. Es posible describir la manera en que se está actualmente ejecutando el proceso de la caja chica, ya sea por falta de conocimientos contables por parte del custodio o delegado; así como la falta de organización al momento de ejecutar las laborales diarias que conlleva el registro de egresos o gastos que se presentan en la empresa, que en ciertos casos, se consideran como innecesarios que sean proveídos por medio de la caja chica, así como registrar desembolsos de carácter de anticipo al personal de la empresa, o la falta de ética, profesionalismo y transparencia al momento de justificar dichos gastos por el hecho de ser considerados como valores mínimos, ya que en un futuro podrían considerarse como pérdidas importantes para la empresa. 4 La persona responsable del manejo del fondo de caja chica, antes de aceptar un vale de caja chica no revisa que todo está de acuerdo con lo estipulado en la normativa. Producto de la observación en el área de caja se puede establecer que en la actualidad existe recurrentes sobrantes y faltantes al momento de realizar los arqueos diarios de la Caja Chica y se evidencian en:  El empleado encargado de la caja chica no tiene un procedimiento establecido en el manejo de los ingresos y egresos diarios.  Los desembolsos no están debidamente sustentados con la documentación adecuada.  Existen deficiencias que el registro y reportes de los gastos realizados al igual que el de los ingresos.  No está clara la política en relación a quién autoriza los montos de las adquisiciones de mayor valor y especialmente que se considera para la empresa “mayor valor”.  El efectivo recaudado se direcciona para compras o pagos de servicios básicos.  No se registran en su totalidad los egresos de la caja chica.  No se realiza un arqueo de caja chica al menos una vez al mes.  No existe el uso de una caja fuerte o lugares que se asemejen a la seguridad destinada al dinero de la empresa. Se omite la siguiente información al realizar el acta del arqueo de caja chica: 5  Fecha y lugar donde se realizó el arqueo de caja chica.  Personal involucrado en el proceso de arqueo de caja chica.  Valor detallado del monto en efectivo encontrado.  Los vales de caja enumerados.  Detalle de la documentación legalmente autorizado.  Descripción de los gastos.  Detalle de los valores desembolsados en los comprobantes de pago.  Firma del cajero y delegado del arqueo de caja. Tabla 1 Causa y efecto CAUSAS EFECTOS  Registros y controles contables incompletos  Se deja de percibir ingresos y se desconoce la situación económica  Ingresos con errores  Imposibilidad de visualizar la situación financiera de la empresa  Recursos humanos, materiales, financieros y técnicos de la empresa insuficientes  Carencia de planes de corto, mediano y largo plazo Nota: Autora: Palacios, M (2019) Delimitación del problema Campo: Contable 6 Área: Caja Chica Aspecto: Sobrantes, faltantes, control, efectivo Empresa: EMCOEC S.A. Cantón: Guayaquil Provincia: Guayas Período: Enero a marzo del 2018 Formulación del problema ¿Cómo evitar los sobrantes y faltantes de la Caja Chica para mejorar el control del efectivo de la empresa EMCOEC S.A., ubicada en la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas, en el período de enero a marzo del 2018? Variable de Investigación Variable independiente: Sobrantes y faltantes de la Caja Chica Variable dependiente: Control del efectivo. Evaluación del problema.  Delimitado: El custodio o delegado de caja chica no lleva un debido control de caja chica, respaldándose en registros de los egresos que presenta la empresa.  Claro: La caja chica tiene como finalidad, facilitar los anticipos de dinero en efectivo, por los gastos que la empresa requiere en montos mínimos hasta que sea canjeado por la factura legal.  Evidente: No existe un procedimiento establecido en el registro de los ingresos y egresos diarios.  Relevante: Es de suma importancia la implementación de un manual de procedimientos de ingresos y egresos que mejore el control del efectivo. 7  Original: La persona que recibe un valor en efectivo proveniente de la caja chica, sea cual fuere el concepto por un periodo no mayor a tres días, debe de entregar un detalle de los gastos con sus respectivos soportes y devolver el excedente en el caso que lo hubiere.  Factible: La gerencia será la única autorizada para aprobar las solicitudes en relación con el aumento o disminución del monto de la caja chica. OBJETIVOS Objetivo general: Elaborar un manual de procedimientos de control interno de caja chica para mejorar el control del efectivo de la empresa EMCOEC S.A. Objetivos específicos:  Fundamentar teóricamente aspectos contables de la Caja Chica enfatizando sobre manuales de procedimientos de control interno.  Diagnosticar el estado actual de los procedimientos de control interno de la caja chica y su relación con el control del efectivo de la empresa EMCOEC S.A.  Proponer un manual de procedimientos de control interno de caja chica en la empresa EMCOEC S.A. Interrogantes de la investigación.  ¿Cómo se va a fundamentar teóricamente los aspectos contables de la Caja Chica y los manuales de procedimientos de control interno? 8  ¿De qué forma se va a diagnosticar el estado actual de los procedimientos de control interno de la caja chica y su relación con el control del efectivo de la empresa EMCOEC S.A.?  ¿Cómo se va a proponer el manual de procedimientos de control interno de caja chica en la empresa EMCOEC S.A.? Justificación de la investigación. La empresa EMCOEC S.A., es una compañía radicada en Ecuador que se constituyó el 29 de marzo de 1995 y que su actividad principal es la venta al por menor de computadoras y programas de computadoras. Se encuentra ubicada al norte de la ciudad de Guayaquil, en esta empresa existe la necesidad urgente de proponer y elaborar un manual de procedimientos de control interno de la caja chica por lo recurrente de los sobrantes y faltantes en la misma; por la manera informal que en la actualidad maneja su custodio al momento de presentar su reembolso y arqueo. Uno de los principales problemas de la empresa es el control de la caja chica, pues las entradas insuficientes o las salidas excesivas y no justificadas influyen directamente en las finanzas de la empresa EMCOEC S.A. El éxito se refleja en el estado de su flujo de caja, una gestión profesional de la misma resulta en la buena administración de la compañía en general y una mayor rentabilidad. La utilidad práctica del estudio radica en la elaboración del manual de procedimientos de control interno de caja chica lo cual contribuye a mejorar paulatinamente el control del efectivo. 9 La utilidad metodológica se basa en el uso de los tipos de investigación descriptivo, explicativo y correlacional al igual que las técnica de la observación y el análisis documental que se manejan para diagnosticar el estado de los procedimientos de control interno de la caja chica y como las inexactitudes de estos incurren en el control del efectivo de la empresa. El control de efectivo se emplea con el fin de gestionar en base a prioridades su utilización, evitando ser mal invertido. También permite planificar su utilización en función de la actividad de la empresa y establecer mecanismos de control que prevengan el robo o mal manejo de dicho efectivo. El control y manejo del efectivo es un tema muy delicado cuando la empresa empieza a contar con un cierto volumen de actividad y se debe de tener muy en cuenta de forma se genera el ingreso de efectivo, los desembolsos a efectuar y su pertinente custodia. Un apropiado control interno de efectivo implica mantener separado totalmente el registro de los ingresos y egresos con los que cuenta el negocio. A su vez, preciso mencionar que el manejo de efectivo, es de vital importancia para tener una adecuada liquidez del negocio, lo cual permite tener una operatividad razonable. Viabilidad de la investigación La viabilidad de la investigación es el aspecto de un proyecto científico que está relacionado con si este se puede llevar a cabo en la vida real o no. Si una idea de investigación no se considera viable, será imposible realizarla y, por tanto, deberá ser descartada. La viabilidad de la 10 investigación tiene mucho que ver con los recursos disponibles para poder llevarla a cabo. (Rodríguez A. , 2018) Entre los incomparables tipos de recursos que se pueden necesitar para que se realice con éxito un experimento o investigación científica destacan los materiales, los humanos y los económicos o financieros, entre otros. Se entiende como viabilidad a la capacidad para funcionar o mantenerse en el tiempo. En el caso de la investigación científica actual, está relacionado con la posibilidad de llevarla a cabo en la práctica o no. La viabilidad de la investigación tiene como objetivo poder responder a una pregunta puntual; ¿Será posible que se lleve a cabo esta investigación? Viabilidad económica-financiera La investigación es viable económicamente debido a que a través de los controles del efectivo y el empleo del manual se va a regular el problema de sobrantes y faltantes de la caja chica en la empresa EMCOEC S.A. Esto ayudará al control del dinero en la empresa, por lo tanto, es beneficioso y no representará ningún gasto. Logrará también que los resultados se muestren en los estados financieros de la empresa. Viabilidad técnica Esta condición hace posible el funcionamiento del sistema que requiere para el proyecto, de esta manera se podrán atender las necesidades tecnológicas que se utilizarán en el proceso. Se cuenta con equipos tecnológicos los que permitirán llevar a cabo el correcto proceso de registro de entrada y salida de caja chica. 11 CAPITULO II MARCO TEÓRICO FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA “Se define la Contabilidad como el proceso de identificar, medir y comunicar información económica que permita, a los usuarios de ésta, emitir y tomar decisiones bien fundamentadas”. (Silva, 2010) Todas las compañías requieren un control de sus negociaciones mercantiles y financieras, de acuerdo con el volumen de sus operaciones. Ese control se logra mediante la formación de un sistema que permita registrar de manera exacta cada una de las actividades que dieron origen a un cambio de valor de la compañía, expresado en términos monetarios. Este sistema contable que requiera la empresa debe estar ajustado a sus propias características, su objetivo y sus necesidades particulares. Antecedentes históricos La Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve forzado a realizar registros y controles de sus propiedades porque su retentiva no bastaba para guardar la información que necesitaba. Se ha manifestado a través de diversos historiadores que, en épocas como la romana o la egipcia, se manejaban técnicas contables que se derivaban del intercambio. “El estudio de la contabilidad sobre una base científica tuvo su primera manifestación escrita con la publicación en Italia (Venecia) en 1494, de la famosa obra “Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni e Proportionalita”, escrita por Luca Pacioli”. (CEAC, 2011) 12 Pacioli dedica treinta y seis capítulos de esta obra a los métodos contables más avanzados de aquella época, además de mencionar los contratos de sociedad, las letras de cambio el cobro de intereses, etc. En esta obra se conoce que los comerciantes de Venecia mantenían un borrador antes de pasar sus registros a los libros contables, el uso de diferentes monedas que les obligaban a escribir de forma desordenada sus operaciones, para después de esto convertir los importes de las operaciones a una sola moneda elegida y de allí pasarlas al libro diario. Los libros se llevaban a las oficinas de los comerciantes del consulado donde se procedía a una especie de legalización. Según Pacioli las anotaciones en el libro Diario constan de dos partes claramente diferenciadas: una comenzando con la palabra por (el Debe del asiento) y la otra con la palabra a (el haber del asiento contable), antecedente del modelo de asiento contable tradicional. Dado que en aquella época no era costumbre la utilización del balance de situación solo describe los usos en la elaboración del balance de comprobación de sumas y saldos. Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de información empresarial, la contabilidad se erige como uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer los diversos ámbitos de la información de las unidades de producción o empresas. El concepto ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor el grado de “especialización” de ésta disciplina dentro del entorno empresarial. La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la 13 contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Objetivos de la contabilidad Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosa poseída por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:  Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.  Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.  Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada. Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. 14 Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica. Importancia de la contabilidad La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La caja chica La caja chica conocida también como caja menor es un monto de dinero que una empresa deja disponible para gastos menores, gastos que requieran de ser solventados en el momento, pueden ser por algún imprevisto o gastos diarios pero que no representen grandes sumas, este recurso suele verse en muchos negocios como restaurantes, tiendas, entidades estatales y muchos otros tipos de comercio. (Inversian, 2016) Se puede comprender que la suma de dinero procede generalmente de la misma actividad comercial que la compañía realiza, el efectivo suele estar almacenado en lugares específicos y con un nivel alto de seguridad ya solo los encargados de hacer uso del dinero son quienes tienen acceso a él. Toda compañía suele establecer mensualmente, semanalmente o diariamente determinadas sumas de dinero para solventar gastos pequeños pero necesarios para continuar con su actividad como suministros de oficina, artículos de limpieza, artículos de iluminación y todo aquello que se necesite para que la actividad del negocio no se vea interrumpida, también se puede asignar estos gastos que se pagan en efectivo, no se usan cheques u otros medios de pago. 15 Del mismo modo, el trabajador encargado de la caja chica le corresponde justificar todos los gastos que se han realizado en el día, por menor que haya sido, debe justificarse con un comprobante de pago, boleta o factura, dichos documentos son entregados posteriormente a sus superiores quienes se encargarán de hacer un balance general de los gastos del mes. Es importante tener en cuenta que una caja chica no se puede considerar como un medio de subsidio ya que siempre que se haga necesario su uso debe disponerse de efectivo, es una herramienta que permite comprar todo tipo de productos o solventar gastos urgentes peor eso no quiere decir que el dinero sea gastado sin pensarlo, todo gasto debe ser analizado y contabilizado antes, durante y después de esta herramienta en las Pymes, pero como se mencionó también puede ver en todo tipo de negocios grandes, medianos o pequeños y siempre es considerado dentro del sistema contable de la empresa. Importancia de la Caja Chica La caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza para realizar pagos por sumas pequeñas y que además se cataloguen como “urgentes”. De esta manera se puede apreciar que la implementación de una caja chica en una organización es vital para que ésta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y premura se justifica el desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales no pueda ser cancelado mediante cheque. (Sarabia, 2006) No importa el tamaño de la compañía, su éxito se muestra en el estado de su flujo de caja, y una gestión profesional de la misma resulta en la buena administración de la empresa en general y una mayor rentabilidad. Pero, desde siempre, esa ha sido un área de la contabilidad de las compañías donde se muestran las malas prácticas. Una de ellas es echar 16 mano del dinero de la caja para realizar compras de artículos o servicios que no son necesarios para las actividades diarias de la empresa. Dos condiciones para la óptima gestión de la caja chica son que la persona encargada de llevarla sea honesta y ordenada, y ese buen manejo significara grandes ventajas para tu empresa, entre ellas:  Registrar y justificar con facilidad los pagos menores.  Registrar correctamente en los libros contables.  Archivar los gastos con su respectivo soporte.  Mejorar el control de los presupuestos. Gastos Es un desembolso, egreso o erogación que se consume corrientemente, es decir en el mismo período en el cual se causa, o un costo que ha rendido su beneficio. Los gastos se confrontan con los ingresos (es decir, se presentan en el Estado de Resultados) para determinar la utilidad o la pérdida neta de un período. (Brito, 2001) Se puede decir que es la inversión en dinero necesaria para administrar el negocio o empresa, el cual se debe recuperar cuando se calcula el precio de venta del producto. Cuando se habla de inversión es obtener utilidades o beneficio; por lo tanto, el gasto si es recuperable. El gasto es una salida de dinero que no se puede recuperar, a diferencia del costo que, si lo es, por cuanto la salida es con la intención de obtener una ganancia y esto lo hace una inversión que es recuperable. Se puede decir también que el gasto es la corriente de recursos potenciales de servicios que se consumen en la obtención del producto neto de la 17 entidad: sus ingresos. Las pérdidas son expiraciones involuntarias d elementos del activo que no guardan relación con la producción de ingresos. Sobrantes de caja chica Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido al hacer la relación de los gastos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica (el cual no debería de suceder) al hacer reembolso se realiza un asiento, en el que, la diferencia se abona a una cuenta llamada sobra. (Uninotas, 2016) Faltantes de caja chica Es el dinero que falta con respecto al monto al monto establecido al hacer la relación de los gastos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, al hacer un reembolso en el que la diferencia se carga a una cuenta llamada faltante de caja chica. (Uninotas, 2016) Arqueo de caja chica Es la inspección ocular del efectivo, por medio del cual se hace un rencuentro de todo el dinero, en monedas, billetes y cheques, así como de los vales y comprobantes en el poder del cajero. Luego se compara con el total del saldo que indique los libros de contabilidad. (Uninotas, 2016) Bases generales para un mejor control de caja chica  Manejar los Fondos de Caja Chica en forma ordenada y adecuadamente respaldada.  Utilizar de manera correcta el valor asignado y puestos bajo la responsabilidad del custodio de la caja chica y cumplir con todos los procedimientos establecidos en el presente manual. 18  Mantener el valor exacto del monto asignado al momento del cuadre con los justificantes originales de los egresos (gastos realizados).  No entregar dinero con carácter de anticipo al personal de la empresa.  Elaborar de forma correcta la reposición de los valores de la Caja Chica siguiendo los pasos del presente manual.  Justificar los gastos, aunque sean mínimos. Manuales “Los Manuales son unas de las mejores herramientas porque le permiten a cualquier organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la que sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y solidez”. (Álvarez M. , 1996) El Manual de Caja Chica es una herramienta importante para una empresa puesto que al momento de su reembolso este es el método perfecto para un proceso operativo existente, teniendo en cuenta que al implementar su procedimiento tiene el carácter de obligatoriedad y así evitar los recurrentes sobrantes o faltantes en el reporte de los fondos de la caja chica. En la actualidad, una de las estrategias para el desarrollo de organizaciones de todo tipo y tamaño es la formalización. Ésta se refiere al grado en que un organismo social establece por escrito la estructura organizacional, la estructura procedimental, las políticas, etc., que guiarán el comportamiento de los empleados. Es necesario elaborar guías sobre la actuación individual o por departamentos, para llevar a cabo un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo. (Rodríguez J. , 2012) 19 La necesidad de garantizar una correcta uniformidad en el tratamiento de las operaciones cotidianas tiene en diversos motivos fundamentales su razón de ser.  Certificar que sea constantemente respetada la estructura orgánica de la compañía.  Certificar que se empleen los procedimientos de una forma correcta.  Asegurar que se empleen las políticas fijadas en la compañía.  Disminuir errores operativos.  Agilitar el proceso de inducción de los nuevos empleados.  Apoyar la capacitación del personal.  Evitar que los cambios del sistema estructural sean resultado de decisiones apresuradas.  Facilitar un sostenido y correcto nivel de organización.  Proporcionar al usuario un marco de referencia general y estandarizada.  Servir como un medio de archivo portátil y fácil de usar. Observación de la investigación en la caja chica. Dentro de las observaciones de la investigación, será el de diagnosticar el procedimiento actual de la caja chica de la empresa “EMCOEC S.A.” para establecer lo recurrente de los sobrantes y faltantes siendo estas las siguientes: 20  La persona responsable del manejo del fondo de caja chica, antes de aceptar un vale de caja chica no revisa que todo está de acuerdo con la normativa.  El efectivo recaudado, se gasta en compras o pago de servicios, en su totalidad.  No le realizan arqueo de caja chica por lo menos una vez al mes.  No se detalla en las diferentes actas de arqueo de caja chica la siguiente información: o Fecha y lugar del arqueo. o Personas involucradas en el arqueo. o Valor destinado a la caja chica de le empresa. o Detalle del efectivo encontrado. o Vales enumerados. o Detalle de los comprobantes de pago legalmente autorizados. o Concepto del gasto. o Valor de cada comprobante de pago.  No se registra la firma del cajero y de la persona que interviene en el arqueo de caja.  El efectivo destinado no se guarda en una caja fuerte dispuesta para este fin, ni en lugares relativamente seguros en la empresa. Responsabilidades del custodio de la caja chica. 1. La persona responsable del manejo del fondo fijo deberá mantener dicho fondo en efectivo. 2. La reposición del fondo de caja chica deberá ser solicitado en el momento que se haya gastado un máximo del 75% del monto 21 asignado, adjuntando el reporte o informe y sus comprobantes respectivos como soporte del gasto. 3. De manera periódica se realizarán arqueos de los fondos de caja chica para así revisar el manejo adecuado de la misma. Para que un empleado de la empresa en sus distintas áreas pueda obtener el efectivo para realizar un gasto menor debe:  Solicitar un vale enumerado al custodio de caja chica.  Tramitar la firma de autorización del jefe inmediato del área que solicita el efectivo.  Entregar el vale de caja chica debidamente firmado por el jefe de área y la persona responsable del efectivo al encargado de caja chica.  En término máximo de dos días deberá presentar el soporte sea esta factura legalizada que represente el motivo del gasto. Antecedentes referenciales La empresa EMCOEC S.A. no ha realizado estudios en los que permita determinar alguna mejora con relación al manejo de la caja chica, debido a esto en el presente proyecto se mencionan las siguientes referencias de varias investigaciones en las que se llevan a cabo estudios similares a este problema.  Según la autora Goya (2018) en su proyecto de grado “Propuesta de un manual del proceso del manejo de caja chica en las obras de la empresa constructora Construdipro s.a.” del Instituto Tecnológico de tecnología de la ciudad de Guayaquil menciona sobre las grandes falencias ocasionando vergonzosos inconvenientes que afectan 22 directamente en el desarrollo de sus actividades diarias, es más que necesario la contribución de ideas que ayuden a mejorar esta problemática, a través de esta propuesta de un manual de procedimiento para el manejo de la caja chica temporales, que permita evaluar los gastos previos al desembolso, mejorando en gran medida los inconvenientes que se dan dentro y fuera de la empresa.  Según la autora Villamar (2018) en su proyecto de graduación “Elaboración de manual de normas y procedimientos para el manejo de la caja chica de la empresa Alexma s.a.” del Instituto Tecnológico de tecnología de la ciudad de Guayaquil explica sobre La empresa Alexma S.A., dedicada al servicio de telecomunicaciones, tiene a su cargo un procedimiento de caja chica, del cual se evidencia falencias en los procesos contables, y un mal manejo del efectivo, el propósito de esta investigación estuvo orientado a la elaboración de un manual de normas y procedimiento contables para mejorar el procedimiento actual mediante un control de arqueo de caja, de la empresa Alexma S.A., se fundamentó el estudio en los aspectos teóricos enfatizado en el efectivo y la caja. Los tipos de investigación utilizados fueron descriptivo, explicativo y correlacional. La técnica a utilizar fue la entrevista mediante una guía de observación. La conclusión más relevante a la cual llegó la autora de la investigación fue la falta de normas y procedimientos contables, como alternativa de solución se propuso un plan de mejoras en la elaboración de un manual de normas y procedimiento para el manejo de la caja chica de la empresa “ALEXMA S.A.”.  Los autores Pincay y Zambrano (2016) en el proyecto de tesis de grado “Elaboración de un manual de procedimientos de caja chica en la empresa Portrans s.a.” de la Universidad de Guayaquil presentan la investigación que tiene como finalidad la elaboración 23 de un manual de procedimientos de caja chica en la empresa Portrans S.A. que se presenta como propuesta para mejorar las operaciones relacionadas al manejo del efectivo en las áreas de Transporte y Distribución, debido a la ausencia de controles que normalicen y supervisen las funciones del personal e incluso su desempeño en el puesto. Además no cuenta con ningún tipo de manual o reglamento donde se informe a los colaboradores sobre sus responsabilidades y obligaciones, lo que conlleva a posibles riesgos tales como robos, mal uso del efectivo, gastos injustificados, dando como resultado inseguridad e inestabilidad en lo que respecta a un adecuado control interno.  La autora Campos (2105) en su tesis para la obtención del título de Contadora “Propuesta de diseño de control interno para mejorar la eficiencia del área de tesorería en la empresa Constructora Concisa” en la Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo de la ciudad Chiclayo, Perú menciona sobre cómo se evalúa la existencia de problemas del control interno, demostrando un déficit tanto en operaciones, funciones, procedimientos con el control del efectivo, para mejorar el uso de estos recursos y mejorar su eficiencia se propuso un diseño de controles internos, las cuales son las más adecuadas en el proceso del efectivo.  El autor Álvarez (2017) en su trabajo de investigación “Propuesta de un manual de políticas generales y el procedimiento de caja chica del San José Indoor Club” del Instituto Tecnológico de Costa Rica indica que el objetivo principal de este proyecto fue proponer un manual de políticas generales y el procedimiento de caja chica para la empresa San José Indoor Club en el primer semestre del año 2017. El proyecto se fundamentó en el conocimiento adquirido por parte del investigador en los cursos llevados a cabo en el Tecnológico de Costa Rica, y en una amplia investigación descriptiva 24 que permitió respaldar el proyecto con conceptos de autores muy reconocidos. Para determinar tanto las políticas como el procedimiento se aplicó una entrevista no estructurada a los colaboradores del San José Indoor Club, los cuales se documentaron y se les realizó un análisis detallado para determinar si eran lo suficientemente buenos en cuanto a eficiencia. Fundamentación Legal. Constitución de la República (2008) Art. 211.- La Contraloría General del Estado. Art. 212.- Funciones de la Contraloría General del Estado. SERVICIO DE RENTAS INTERNAS - SRI (2018) Segundo Suplemento - Registro Oficial N° 255 Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Establézcanse las normas para la emisión, entrega y transmisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios expedidos por sujetos pasivos previamente autorizados por la Administración Tributaria, mediante el esquema de comprobantes electrónicos. Art. 2.- Comprobantes electrónicos. Art. 4.- Validez de los comprobantes electrónicos.- Los comprobantes electrónicos deben estar firmados electrónicamente, únicamente por el emisor. Art. 5.- Consentimiento.- Los emisores de comprobantes electrónicos deben contar con el consentimiento del consumidor o usuario antes de la emisión y entrega de los mismos. 25 Art. 7.- Trasmisión.- Los sujetos pasivos que emitan comprobantes electrónicos deberán transmitirlos a la Administración Tributaria en el momento mismo de realizarse la transacción. Art. 8.- Casos excepcionales.- Cuando por motivos de fuerza mayor, no sea posible generar un comprobante electrónico mediante el sistema de emisión de comprobantes electrónicos, el emisor podrá emitir un comprobante de venta, retención o documento complementario bajo las otras formas de emisión. Art. 9.- Validación del comprobante electrónico.- Los comprobantes transmitidos a la Administración Tributaria serán validados y almacenados en su base de datos como respaldo de las transacciones realizadas por los contribuyentes, sus estados podrán ser verificados a través del portal web institucional. Art. 10.- Verificación en la base de datos.- El Servicio de Rentas Internas pondrá a disposición de todos los sujetos pasivos, en su portal web institucional "Servicios en Línea", la herramienta de "Consulta Pública y Privada de Validez de Comprobantes Electrónicos". Art. 11.- Conservación de la Documentación. - Los sujetos pasivos que fueren autorizados a emitir comprobantes electrónicos, así como aquellos que reciban documentos autorizados emitidos bajo esta modalidad, deberán conservar dichos documentos por un plazo de siete años. Art. 12.- Control posterior.- La Administración Tributaria podrá realizar los controles y verificaciones posteriores con relación a la veracidad de la información contenida en los comprobantes electrónicos. 26 REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS (2015) Capítulo I DE LOS COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos: Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno - LORTI (2015) Capítulo IV DEPURACION DE LOS INGRESOS Art. 10.- Deducciones.- Se deducirán los gastos que se efectúen con el propósito de obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que no estén exentos. Art. 2.- Documentos complementarios.- Son documentos complementarios a los comprobantes de venta. Art. 3.- Comprobantes de retención. - Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas. LEY REFORMATORIA PARA LA EQUIDAD TRIBUTARIA DEL ECUADOR (2018) Art. 5.- La inobservancia de las leyes, reglamentos, jurisprudencia obligatoria e instrucciones escritas de la administración, será sancionada. 27 Art. 131.- Determinación complementaria.- Cuando de la tramitación de la petición o reclamo se advierta la existencia de hechos no considerados en la determinación del tributo que lo motiva, o cuando los hechos considerados fueren incompletos o inexactos. Variables conceptuales de investigación Variable dependiente “Son aquellas que se modifican por acción de la variable independiente. Constituyen los efectos o consecuencias que se miden y que dan origen a los resultados de la investigación”. (Arias, 2012) Control del efectivo El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados. Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante Disponible, deben armonizar, en su complejidad, de acuerdo al carácter, volumen operativo e importancia de la empresa. Este tipo de control también se conoce con el nombre de Control Interno, ya que es realizado por orden de la empresa. (Ramirez, 2013) En Emcoec S.A. una de las principales falencias que se puede encontrar es la inexistencia de un correcto control del efectivo, ya que no se mantiene un sistema en el que se pueda llevar un riguroso control en el que permita realizar los cuadres de caja y que al final del mes no exista un descuadre, tal como se han venido presentando en reiteradas ocasiones como es en los sobrantes y faltantes de caja chica. Es primordial que en el control de efectivo se gestione en base a las prioridades para utilizarlo y de esta forma evitar una mala inversión del dinero disponible. 28 Variable independiente “Son las causas que generan y explican los cambios en la variable dependiente. En los diseños experimentales la variable independiente es el tratamiento que se aplica y manipula en el grupo experimental”. (Arias, 2012) Sobrantes y faltantes de la Caja Chica Sobrante de caja chica: Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido al hacer la relación de los gastos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica (el cual no debería de suceder) al hacer reembolso se realiza un asiento, en el que, la diferencia se abona a una cuenta llamada sobra. (Uninotas, 2016) Faltante de caja chica: Es el dinero que falta con respecto al monto al monto establecido al hacer la relación de los gastos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, al hacer un reembolso en el que la diferencia se carga a una cuenta llamada faltante de caja chica. (Uninotas, 2016) Si bien es cierto que un sobrante es considerado como un ingreso para la empresa, este no debería de suceder ya que provoca un descuadre de caja, asi mismo los faltantes. Estos GLOSARIO DE TÉRMINOS Arqueo: es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. (GestioPolis, 2002) Auditoría: es la parte administrativa que representa el control de las medidas establecidas. El término auditoria, en su acepción más amplia, 29 significa verificar que la información financiera, administrativa y operacional que se genera es confiable, veraz y oportuna. (Sandoval, 2012) Caja chica: Se denomina caja chica o caja menor porque existe movimiento de dinero pero en poca escala y fondo fijo porque se asigna una determinada cantidad de dinero, que en lo posible no aumentara ni disminuirá, salvo disposiciones administrativas y/o anomalías en el manejo de fondos. (Chambi, 2011) Comprobante de pago: El Comprobante de Pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios. El comprobante de pago es un documento formal que avala una relación comercial o de transferencia en cuanto a bienes y servicios se refiere. (Coaquera, 2006) Control interno: El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas: efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad en la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Gómez, 2011) Custodio: Guarda, control o depósito de un objeto, título valor, dinero o persona por parte de otra o de una entidad. Acuerdo mediante el cual se depositan valores en poder de un tercero, en beneficio de una persona en el acuerdo. (Economía48, 2009) Desembolsos: En términos generales, un pago en efectivo o gasto. Se refiere, especialmente, a la salida de efectivo que presenta un gasto, más bien que un desembolso para la compra de activos. (Contabilidad, 2016) 30 Efectivo: Se habla de efectivo al estado en el que el dinero puede encontrarse en el ámbito económico en curso legal, pudiéndose contar con ello en el corto plazo para asumir distintas obligaciones de pago. (Sánchez, 2019) Factura: La factura es un documento legal que constituye y autentifica que se ha prestado o recibido un servicio o se ha comprado o vendido un producto. En la factura se incluyen todos los datos referentes a la operación y, la emisión de la misma, es de obligado cumplimiento en operaciones mercantiles. (Reviso, 2019) Faltantes: es cuando el arqueo arroja un saldo de dinero en la caja inferior al que se encuentra registrado contablemente. (Espitia, 2011) Gastos: Es todo aquel desembolso de dinero que hace la entidad para lograr su objetivo, sin embargo, a diferencia del costo, estos desembolsos no incurren en el precio del producto o servicio que ofrece la entidad. (Cuaipo, s.f.) Manual: Según Franklin (1999) los manuales son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. Procedimientos: Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores. (Melinkoff, 1990) Procesos contables: herramienta que brinda una información importante sobre la conducción o manejo de un negocio, en lo que al aspecto financiero 31 se refiere, un correcto tratamiento de esta información, permitirá una toma de decisiones oportuna. (Picazo, 2012) Reembolso: es una operación mediante la cual una persona recibe por parte de una empresa o entidad financiera el dinero que ha entregado como parte del pago de un producto o servicio, de esta forma la persona recupera su dinero o patrimonio generalmente por la cancelación de una compra o un error en la misma, dicho error suele traer como consecuencia la entrega de un producto defectuoso o un servicio que no cumple con lo que se ha ofrecido inicialmente a la persona o empresa. (Ángel, 2016) Reposición de fondo: La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo. En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del fondo, caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. (Ortíz, 2009) Sobrantes: Es cuando el arqueo arroja un saldo superior a los registros contables. (Espitia, 2011) Vale de caja: El vale de caja es un documento que sirve para la comprobación de gastos menores o préstamos por los cuales no se expide factura o comprobante de tipo fiscal. Si un empleado solicita un préstamo se le expide un vale de caja chica. Es un documento administrativo, a través del cual una persona indica por escrito haber recibido dinero u objetos en calidad de préstamo. (Peñaranda, 2019) 32 CAPITULO III METODOLOGÍA Presentación de la empresa La empresa EMCOEC S.A., es una compañía radicada en Ecuador que se constituyó el 29 de marzo de 1995 en Guayaquil. Ubicada en Circunvalación Sur 603 Av. Las Monjas Of. 1 Urdesa Central, al norte de Guayaquil. Su actividad principal es la venta al por menor de equipos tecnológicos y brindar soluciones de hardware y software. Logo Visión Ser una compañía con reconocimiento y prestigio a nivel local y nacional, con independencia administrativa, excelentes servicios y la venta de sus productos tecnológicos. Ofreciendo productos de primera calidad en donde la mejora continua en todas las áreas sea de agrado para nuestros consumidores, de eficaz gestión, competitiva, con asociaciones 33 estratégicas en el ámbito local y nacional; comprometida con el servicio al cliente, la formación integral de su recursos humanos y tecnológicos. Misión Ser una compañía que se enfoque en los requerimientos empresariales y sociales, aportando en el desarrollo de soluciones tecnológicas que ayuden a la mejora de los procesos administrativos y maximización de la rentabilidad de nuestros clientes; mediante el servicio de venta y de productos tecnológicos, aplicado a las necesidades específicas de cada compañía o individuo; contando con profesionales altamente capacitados. Estructura organizativa Figura 1 Organigrama Nota: Autora: Palacios, M (2019) Plantilla total de trabajadores La empresa EMCOEC S.A. cuenta con una plantilla total de 12 trabajadores en áreas técnicas, administrativas, además de la gerencia general, los cuales se encuentran divididos de la siguiente forma: Gerencia Contabilidad Sistemas Ventas Talento Humano Secretaria 34  Gerencia (2) o Gerente general o Secretaria  Contabilidad (1) o Contador  Sistemas (4) o Jefe de sistemas o Técnicos  Ventas (3) o Jefe de ventas o Vendedores  Talento humano (2) o Jefe de Talento Humano o Servicios generales Clientes La empresa oferta sus productos y servicios a varios clientes empresariales y particulares. Uno de los clientes empresariales más importantes es el Jardín y Guardería Aventuras en Pañales, ubicada en la ciudadela Álamos Norte, a quienes se les vendió el equipamiento tecnológico completo para la institución y su vez se mantiene un convenio para mantenimiento y soporte técnico en cuanto sea requerido. Proveedores  Megamicro Mayorista  Pincomputers C.A. Competidores más importantes  Compugamer Guayaquil  Novicompu S.A. 35  PC Soluciones Integrales  Computron S.A.  TECNOSMART Principales productos Tabla 2 Línea de productos Marcas Líneas de productos Computadores de hogar y oficina, Monitores, Portables Hogar y Oficina, Impresoras Inyección de Tinta, Impresoras Láser B/N y Color, Scanner. Impresoras Láser B/N, Impresoras Color, Multifunciones, Copiadoras, Suministro. Impresoras y Multifunciones Inyección de tinta, Impresoras Láser B/N, Impresoras Color, Multifunciones, Suministros. Impresoras Color, Multifunciones, Matriciales, POS, Suministros, Proyectores Impresoras Láser, Impresoras Multifuncionales, Monitores LCD, Discos Duros, Suministros Sistema Operativo, Windows, Office Ipads. Nota: Autora: Palacios, M (2019) 36 Objeto de estudio Caja Chica Se ha observado que en la compañía EMCOEC S.A. la persona encargada de la caja chica no lleva un debido control. Se presentan reiteradas veces inconsistencias en los arqueos de caja ya que no se mantiene ninguna norma establecida para regular el manejo de la misma. Uno de los principales problemas es que el manejo de caja chica lo lleva únicamente una persona, cuando es relativamente fácil cometer fraude de esta forma, o más probable que exista algún tipo de error, por desconocimiento de los procesos contables o falta de organización, pero cuando se tiene que actuar junto con otra persona que la controle se hará más difícil. Así mismo, al ejecutar las labores diarias que conlleva registro de egresos y gastos que se presentan en la empresa, que, en ciertos casos, se consideran como innecesarios para que sean proveídos por medio de caja chica. ARQUEO DE CAJA CHICA Según los documentos de la empresa, se pudo encontrar arqueos de caja en los que se registraban faltantes y sobrantes, a su vez, se pueden observar vales de caja en los que se realizan gastos que no corresponden a los desembolos de caja chica o gastos que no corresponden al giro del negocio. A continuación se detallan tres arqueos de caja en los que se puede comprobar el mal manejo de los fondos de los meses de enero, febrero, y marzo del año 2018. 37 Tabla 3 Arqueo de caja enero 2018 EMPRESA "EMCOEC S.A." ARQUEO DE CAJA ENERO 31 DE 2018 SALDO SEGÚN LIBROS: $ 300,00 DETALLE DEL ARQUEO BILLETES CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL 6 20 $ 120,00 9 10 $ 90,00 7 5 $ 35,00 2 1 $ 2,00 TOTAL BILLETES $ 247,00 DETALLE DEL ARQUEO MONEDAS CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL 28 1 $ 28,00 26 0,5 $ 13,00 36 0,25 $ 9,00 42 0,1 $ 4,20 23 0,05 $ 1,15 10 0,01 $ 0,10 TOTAL MONEDAS $ 55,45 TOTAL ARQUEO $ 302,45 FALTANTE SOBRANTE $ 2,45 CAJERO AUDITOR Nota: Fuente: Documentos de la empresa Emcoec S.A. (2018) 38 Tabla 4 Arqueo de caja febrero 2018 EMPRESA "EMCOEC S.A." ARQUEO DE CAJA FEBRERO 28 DE 2018 SALDO SEGÚN LIBROS: $ 300,00 DETALLE DEL ARQUEO BILLETES CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL 9 20 $ 180,00 6 10 $ 60,00 5 5 $ 25,00 0 1 $ 0,00 TOTAL BILLETES $ 265,00 DETALLE DEL ARQUEO MONEDAS CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL 15 1 $ 15,00 19 0,5 $ 9,50 4 0,25 $ 1,00 29 0,1 $ 2,90 10 0,05 $ 0,50 10 0,01 $ 0,10 TOTAL MONEDAS $ 29,00 TOTAL ARQUEO $ 294,00 FALTANTE $ 6,00 SOBRANTE CAJERO AUDITOR Nota: Fuente: Documentos de la empresa Emcoec S.A. (2018) 39 Tabla 5 Arqueo de caja marzo 2018 EMPRESA "EMCOEC S.A." ARQUEO DE CAJA MARZO 31 DE 2018 SALDO SEGÚN LIBROS: $ 300,00 DETALLE DEL ARQUEO BILLETES CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL 5 20 $ 100,00 11 10 $ 110,00 7 5 $ 35,00 0 1 $ 0,00 TOTAL BILLETES $ 245,00 DETALLE DEL ARQUEO MONEDAS CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL 29 1 $ 29,00 25 0,5 $ 12,50 30 0,25 $ 7,50 29 0,1 $ 2,90 30 0,05 $ 1,50 20 0,01 $ 0,20 TOTAL MONEDAS $ 53,60 TOTAL ARQUEO $ 298,60 FALTANTE $ 1,40 SOBRANTE CAJERO AUDITOR Nota: Fuente: Documentos de la empresa Emcoec S.A. (2018) 40 Comprobante de caja chica Se encontraron vales de caja chica sin soporte de factura o nota de venta. Figura 2 Vale de caja chica enero Nota: Fuente: Documentos de la empresa Emcoec S.A. (2018) Figura 3 Vale de caja chica febrero Nota: Fuente: Documentos de la empresa Emcoec S.A. (2018) 41 Figura 4 Vale de caja chica marzo Nota: Fuente: Documentos de la empresa Emcoec S.A. (2018) Diseño de investigación Enfoque Mixto Las investigaciones con enfoque mixto consisten en la integración sistemática de los métodos cuantitativo y cualitativo en un solo estudio con el fin de obtener una “fotografía” más completa del fenómeno. Pueden ser conjuntados de tal manera que las aproximaciones cuantitativa y cualitativa conserven sus estructuras y procedimientos originales Alternativamente, estos métodos pueden ser adaptados, alterados o sintetizados para efectuar la investigación y lidiar con los costos del estudio. (Sampieri, 2010) Con el uso de estos métodos, cuantitativo y cualitativo, permite que la información obtenida sea más acertada, pues prescindirá el factor de error que tienen ambos métodos al utilizarse individualmente. Entre los beneficios que puede proporcionar realizar dicha investigación mixta es la probabilidad de realizar una triangulación de métodos y a su vez dará la facilidad de estudiar el mismo fenómeno de manera diferente. 42 Tipos de investigación Tabla 6 Esquema de investigación Explicativo Correlacional Descriptivo “Se orienta a establecer las causas que originan un fenómeno determinado. Se trata de un tipo de investigación cuantitativa que descubre el por qué y el para qué de un fenómeno”. (Rodríguez M. , 2005) “Se determina si dos variables están correlacionadas o no. Esto significa analizar si un aumento o disminución en una variable coincide con un aumento o disminución en la otra variable”. (Bernal, 2006) Es la que se utiliza, tal como el nombre lo dice, para describir la realidad de situaciones, eventos, personas, grupos o comunidades que se estén abordando y que se pretenda analizar. (Tamayo, 2004) Nota: Autores: (Rodríguez M. , 2005), (Bernal, 2006), (Tamayo, 2004)  Descriptiva: En este proyecto se presenta el MANUAL que describirá el procedimiento actual de la caja chica para establecer el control de los gastos de la empresa “EMCOEC S.A.”  Explicativo: Se explicará cada una de las actividades a realizar, en el manual de procedimientos que están incurriendo en los reportes de gastos de la caja chica de la empresa “EMCOEC S.A.”. 43  Correlacional: Esta investigación permitirá relacionar los procedimientos actuales de caja chica con el control de los gastos de la empresa “EMCOEC S.A.”, de enero a marzo del 2018. POBLACION Y MUESTRA Población Una característica del conocimiento científico es la generalidad, de allí que la ciencia se preocupe por extender sus resultados de manera que sean aplicables, no sólo a uno o a pocos casos, sino que sean aplicables a muchos casos similares o de la misma clase. En este sentido, una investigación puede tener como propósito el estudio de un conjunto numeroso de objetos, individuos, e incluso documentos. A dicho conjunto se le denomina población. (Arias, 2012) La población es un conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales presentan similitudes acordes a las que se realizaran los estudios y conclusiones de la investigación. Población finita: “Agrupación en la que se conoce la cantidad de unidades que la integran. Además, existe un registro documental de dichas unidades”. (Arias, 2012) Se puede decir que una población finita como la que se constituye por un número inferior a cien mil unidades acorde al trabajo de investigación que sé que está realizando. Población infinita: Es aquella en la que se desconoce el total de elementos que la conforman, por cuanto no existe un registro documental de éstos debido a que su elaboración sería prácticamente imposible. (Arias, 2012) 44 Se considera una población infinita a la que está conformada por cien mil unidades o más de esas en el sujeto de la investigación. Tabla 7 Análisis de población Población Cantidad Gerencia Secretaria Contabilidad Sistemas Ventas Talento Humano 1 1 1 4 3 2 Total 12 Nota: Autora: Palacios, M (2019) Muestra: “Cuando por diversas razones resulta imposible abarcar la totalidad de los elementos que conforman la población accesible, se recurre a la selección de una muestra”. (Arias, 2012) La muestra es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la población a la que se accede. Métodos teóricos Experimental: El experimento dentro de los métodos empíricos resulta el más complejo y eficaz; este surge como resultado del desarrollo de la técnica y del conocimiento humano, como consecuencia del esfuerzo que realiza el hombre por penetrar en lo desconocido a través de su actividad transformadora. El experimento es el método empírico de estudio de un objeto, en el cual el investigador crea las condiciones necesarias o adecua las existentes, para el esclarecimiento de las propiedades y relaciones del objeto, que son de utilidad en la investigación. (Álvarez C. , 2008) 45 Con este método experimental se intenta aislar el objeto y las propiedades que estudia, del dominio de otros componentes no fundamentales que puedan enmascarar la esencia del mismo en opinión del investigador. Modificar las condiciones bajo las cuales tiene lugar el proceso o fenómeno de forma planificada. Observación científica: La observación científica como método consiste en la percepción directa del objeto de investigación. La observación investigativa es el instrumento universal del científico. La observación permite conocer la realidad mediante la percepción directa de los objetos y fenómenos. (Álvarez C. , 2008) En el tiempo de la investigación al método de observación científica se pretende convertir en un procedimiento propio del método manejado en la comprobación de la hipótesis. Al finalizar la investigación la observación científica consigue pronosticar las tendencias y desarrollo de los fenómenos, de un orden mayor de generalización. Definición del Manual de Procedimiento de la caja chica. Este documento “Manual de procedimientos del control interno de caja chica” tiene como finalidad proporcionar procedimientos de control de la caja chica que permita registrar de manera oportuna los movimientos de los fondos de la empresa “EMCOEC S.A.”. La base fundamental de este manual es el de establecer una ayuda en el área administrativa que permita hacer más eficientes los procesos de registro y control interno de la caja chica en la empresa, a través de la operación adecuada de las tareas y responsabilidades, además de mantener el registro y documentación oportuna y suficiente de cada movimiento que se realicen en el proceso de la caja chica de la empresa. 46 Técnicas e instrumentos de investigación Entre las técnicas de investigación hemos interpretado tres tipos que son:  La obtención de la investigación y la recopilación de datos que son las técnicas de observación, entrevistas, cuestionarios, revisión bibliográfica y documental, consultas, entre otras.  El análisis y elaboración del proyecto representadas en distintas formas de representación.  La discusión y síntesis que facilitan la forma en la que se asistirá a las conclusiones y al marco de referencia de las mismas. Tabla 8 Procedimientos Técnicas Instrumentos Observación científica Guía Entrevista Formulario Nota: Autora: Palacios, M (2019) Entrevista “Es la técnica de recopilar información, es decir la entrevista se ajusta a su propio plan de preguntas donde el entrevistador debe hacer preguntas tal como están especificadas, con el fin de evitar malos entendidos” (Namakforoosh, 2000, pág. 141) Se optó por realizar la entrevista debido a que ayuda a recopilar más información de hechos no observables, de esta forma se puede encontrar motivos, puntos de vista, opiniones, etc. 47 Se realizaron varias entrevistas en cada departamento de la empresa, para así poder obtener información y diferentes puntos de vista de quien con más frecuencia utiliza la caja chica. Departamento: Gerencia/Administrativo 1. ¿Conoce usted cuál es el monto para el manejo de la Caja Chica? 2. ¿Archiva todos los soportes de documentación por las salidas de dinero y devoluciones por concepto de la Caja Chica? 3. ¿Conoce usted por qué motivos o para qué son utilizados los fondos de Caja Chica? 4. ¿Por quién son autorizados los desembolsos que se realizan diariamente del fondo de Caja Chica? 5. ¿Cree usted que todos los desembolsos de Caja Chica deben de tener su debido documento de respaldo adjunto? 6. ¿Siempre mantiene fondos disponibles para el desembolso de caja chica? Departamento: Contabilidad 1. ¿A qué se debe que en los cuadres de Caja Chica existan sobrantes o faltantes en reiteradas ocasiones? 2. ¿Está de acuerdo en que al crear un Manual de Manejo de Caja Chica mejorará el control que se lleva en esta? 3. ¿Cuál es la rotación de la caja chica mensualmente? 48 4. ¿Qué otro control adicional cree usted que se debería implementar? 5. ¿Cuál es el promedio mensual de arqueo de caja chica? Departamento: Sistemas 1. ¿Solicita constantemente los fondos de Caja Chica? ¿Para qué? 2. ¿Ha solicitado o presenciado que el fondo de Caja Chica se utilice para algún gasto ajeno a temas corporativos? 3. ¿Ha experimentado alguna vez al solicitar el valor para el uso de gastos por medio de Caja Chica sea negado por falta de fondos? Departamento: Ventas 1. ¿Solicita constantemente los fondos de Caja Chica? ¿Para qué? 2. ¿Ha solicitado o presenciado que el fondo de Caja Chica se utilice para algún gasto ajeno a temas corporativos? 3. ¿Ha experimentado alguna vez al solicitar el valor para el uso de gastos por medio de Caja Chica sea negado por falta de fondos? Departamento: Talento Humano 1. ¿Solicita constantemente los fondos de Caja Chica? ¿Para qué? 2. ¿Ha solicitado o presenciado que el fondo de Caja Chica se utilice para algún gasto ajeno a temas corporativos? 49 3. ¿Ha experimentado alguna vez al solicitar el valor para el uso de gastos por medio de Caja Chica sea negado por falta de fondos? Control Interno Se encarga de administrar todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros tipos de ingresos, así como por las salidas de este bajo un programa de pagos para cancelar proveedores o los bienes y servicios. Lo conforma una serie de procedimientos correctamente establecidos con la intención de monitorear todas las actividades de la organización, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por propósito salvaguardar los activos, garantizando la exactitud, efectividad y confiabilidad de los registros mediante:  División del trabajo.  Delegación de autoridad.  Asignación de responsabilidades.  Promoción de personal eficiente.  Identificación del personal con las políticas de la empresa. Propósito del Control Interno de efectivo.  Resguardar los recursos contra residuos, fraudes e insuficiencias.  Promover la apropiada contabilización de los datos.  Estimular el cumplimiento de las políticas de la empresa. 50  Considerar la eficiencia de las operaciones. Controlar Interno de Caja Chica. Se debe realizar el control interno de caja chica tomando en cuenta lo siguiente:  Convendrá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica.  Esta cuenta solo se moverá cuando se concluya aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.  Debe haber solamente un empleado que sea responsable de la caja chica.  La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la contabilidad, ni a los cobros, ni a la caja general.  La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.  El fondo se cargará a cada de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes por la caja chica.  Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificarán en cifras y letras, el monto pagado. 51 CAPITULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS Observación científica En la guía de observación se puede analizar cuantas veces fueron cumplidos los procesos que regularmente se deberían seguir para llevar un correcto manejo de caja, en el que tomando en cuenta la respuesta. Tabla 9 Guía de observación Nº PROCESO MANEJO DE CAJA CHICA CARGO/FUNCIÓN Secretaria FECHA 17/04/2019 INDICADORES SI NO A VECES 1 Registra todas las salidas de dinero X 2 El dinero se utiliza solo para fines corporativos X 3 Ingresa toda la información al sistema X 4 Realiza cierre de caja X 5 Contabiliza el dinero X 6 Notifica alguna novedad X 7 Revisa detalles del dinero X 8 Realiza cuadre de caja X 9 Mantiene el valor del dinero base a diario X 10 Entrega respaldos y cuadre a su superior X Nota: Autora: Palacios, M (2019) 52 Figura 5 Indicadores de observación Nota: Autora: Palacios, M (2019) Análisis e interpretación Según las respuestas que se pudieron obtener con base a la observación científica se pudo establecer que el 30% aplica los indicadores proceso en el manejo de caja chica, y un 60% aplica a veces el indicador del proceso en el manejo de caja; y un 10% no sigue el debido indicador en el proceso de manejo de caja chica Entre los indicadores de procesos que se llevan a cabo siempre se pudo observar el cierre y cuadre de caja que se realiza diariamente, el mismo que se lleva en un registro empírico, pero se pudo conocer que no siempre se ingresa la información completa ya que las salidas de dinero se registran debidamente a veces. No se lleva una correcta contabilización del dinero, en pocas ocasiones se notifican ciertas novedades y el dinero que se usa diariamente no siempre está disponible, por falta de fondos o por que se utilizan con otros fines ajenos a la empresa. 30% 10% 60% INDICADORES SI NO A VECES 53 Entrevista 1 Departamento: Gerencia/administrativo Cargo: secretaria Tabla 10 Entrevista secretaria 1) ¿Conoce usted cuál es el monto para el manejo de la Caja Chica? El monto establecido es de $300 mensuales, pero en ciertas ocasiones varía por falta de capital. 2) ¿Archiva todos los soportes de documentación por las salidas de dinero y devoluciones por concepto de la Caja Chica? No siempre, a veces superiores piden dinero y no entregan soportes ya que el dinero que se entrega no tiene un fin corporativo, o en el caso del mensajero se le da dinero para transporte y no hay forma de tener soporte de eso 3) ¿Conoce usted por qué motivos o para qué son utilizados los fondos de Caja Chica? Principalmente se usa para gestiones de mensajería, como movilización del mensajero o tramites que deba realizar, en ocasiones solicitan para comprar algo que falte en la oficina. 4) ¿Por quién son autorizados los desembolsos que se realizan diariamente del fondo de Caja Chica? Por el gerente general. 5) ¿Cree usted que todos los desembolsos de Caja Chica deben de tener su debido documento de respaldo adjunto? Sí, eso ayudaría mucho en el proceso de cuadre de caja y poder corregir los descuadres que se presentan en ocasiones 6) ¿Siempre mantiene fondos disponibles para el desembolso de caja chica? No, en ocasiones no se pueden cubrir lo que solicitan a caja chica debido a que no se ha hecho la reposición Nota: Autora: Palacios, M (2019) Análisis e interpretación Se puede confirmar que existe un monto establecido pero que no es cumplido mensualmente. Asimismo, no se lleva un registro completo de los soportes por las salidas de dinero ya que en ocasiones no se usa el dinero para fines corporativos propios de caja chica. 54 Entrevista 2 Departamento: Contabilidad Cargo: Contador Tabla 11 Entrevista a contador 1) ¿A qué se debe que en los cuadres de Caja Chica existan sobrantes o faltantes en reiteradas ocasiones? En el descuido al no solicitar respaldos y al desembolso de dinero no autorizado. 2) ¿Está de acuerdo en que al crear un Manual de Manejo de Caja Chica mejorará el control que se lleva en esta? Efectivamente la creación del manual es el recurso ideal para poder llevar mejor el manejo de caja y así tener un mejor control interno 3) ¿Cuál es la rotación de la caja chica mensualmente? La rotación que se realiza mensualmente es de $300 4) ¿Qué otro control adicional cree usted que se debería implementar? Introducir un sistema de control en el que se registre de forma rigurosa y detallada cada gasto con su justificación, monto y autorización. 5) ¿Cuál es el promedio mensual de arqueo de caja chica? El promedio mensual es de $300 Nota: Autora: Palacios, M (2019) Análisis e interpretación Se pudo conocer que existen descuidos al no solicitar los respaldos por cada egreso que se realiza de caja chica. En la entrevista se pudo confirmar que se tiene considerado emplear un sistema de control en el que permita hacer el detalle de los egresos con sus debidos respaldos y poder manejar con mejor efectividad los descuadres de caja. 55 Entrevista 3 Departamento: Sistemas Cargo: Técnico Tabla 12 Entrevista al técnico 1) ¿Solicita constantemente los fondos de Caja Chica? ¿Para qué? En ocasiones cuando hace falta útiles de oficina o cuando se han terminado los insumos para toda la oficina como cartuchos, hojas, etc. También cuando que hacer salidas por mantenimientos o instalaciones para los clientes. 2) ¿Ha solicitado o presenciado que el fondo de Caja Chica se utilice para algún gasto ajeno a temas corporativos? Creo que no se deberían de utilizar para comprar los insumos de oficina, deberían de haber disponibles para utilizar ese dinero que no corresponde. 3) ¿Haz experimentado alguna vez al solicitar el valor para el uso de gastos por medio de Caja Chica sea negado por falta de fondos? Si, en ocasiones que me ha tocado hacer visitas por instalación o mantenimiento he tenido que poner de mi dinero y esperar que me devuelvan el valor cuando haya fondos o por medio del rol Nota: Autora: Palacios, M (2019) Análisis e interpretación Se pudo confirmar que en reiteradas ocasiones los fondos son utilizados para útiles de oficina lo cual genera que exista un gasto extra, el cual no ha sido medido en los gastos mensuales de caja chica, estos suministros deberían de encontrarse disponibles en el inventario de insumos y comprarse con el dinero que se encuentre destinado a eso. 56 Entrevista 4 Departamento: Ventas Cargo: Vendedor Tabla 13 Entrevista Vendedor 1) ¿Solicita constantemente los fondos de Caja Chica? ¿Para qué? Sí, para movilización cuando se cierran las ventas 2) ¿Ha solicitado o presenciado que el fondo de Caja Chica se utilice para algún gasto ajeno a temas corporativos? Sí, pienso que el valor de movilización que utilizamos los vendedores se debe pagar por medio de rol, con un valor establecido o con reembolsos contra factura 3) ¿Ha experimentado alguna vez al solicitar el valor para el uso de gastos por medio de Caja Chica sea negado por falta de fondos? Si, en ocasiones me ha tocado poner de mi bolsillo para movilizarme. Nota: Autora: Palacios, M (2019) Análisis e interpretación El valor de movilización para vendedores no es un gasto que deba salir de la caja chica, ya que esto provoca la disminución del monto disponible. Este valor podría ser cubierto en un bono extra en el sueldo del vendedor como pago de viáticos. El monto de movilización otorgado de la caja chica debería corresponder únicamente al mensajero y en casos de emergencias. 57 Entrevista 5 Departamento: Talento humano Cargo: Mensajero Tabla 14 Entrevista a Mensajero 1) ¿Solicita constantemente los fondos de Caja Chica? ¿Para qué? Si, movilización, trámites en general que me corresponden diariamente. 2) ¿Ha solicitado o presenciado que el fondo de Caja Chica se utilice para algún gasto ajeno a temas corporativos? Si, como mensajero en varias ocasiones me mandan a comprar cosas que no me parecen que sean relacionadas al negocio o que se deba coger planta de ahí, para eso, sino que debería comprarse aparte como materiales de la oficina, eso debería de tenerse en bodega o cada departamento debería de tener para su uso. 3) ¿Ha experimentado alguna vez al solicitar el valor para el uso de gastos por medio de Caja Chica sea negado por falta de fondos? A veces sí pero el dinero que yo solicito es específicamente para movilizarme o tramite bancarios que yo realizo, entonces se busca o se presta a alguien para poder darme el dinero. Nota: Autora: Palacios, M (2019) Análisis e interpretación En este caso el fondo disponible de caja chica se base en los gastos que requiera el mensajero de la empresa, tal como se lo maneja, pero en ciertas ocasiones se puede comprobar lo que anteriormente se mencionó con los diferentes colaboradores de la empresa, cuando solicitan que se compre suministros que no competen al fondo destinado. 58 CONCLUSIONES  Se realizó una fundamentación teórica al manual de procedimientos de control interno para el manejo de caja chica desarrollando un análisis sobre el entorno general y los procesos que diariamente se realizan.  Se pudo diagnosticar que el problema actual de la empresa es que no existe el correcto control interno para el manejo de caja chica, en el cual debería de existir un manual de procedimientos y políticas para el manejo de la misma.  Con la elaboración del manual de procedimientos de control interno se podría llevar a cabo una mejor gestión evitando así los faltantes en caja, ya que estos son los que perjudican a la empresa.  Por falta de conocimiento de varios empleados se hacen solicitudes de dinero del fondo y en ocasiones existen desembolsos sin previa autorización del jefe inmediato.  La persona encargada del manejo de caja chica no está correctamente capacitada para realizar dicha gestión.  El formato de caja chica que están manejando no permite proporcionar toda la información necesaria para realizar un cuadre de caja correcto y poder justificar el desembolso realizado.  No se cuenta con un formato para realizar los cuadres de caja chica diario, lo que puede provocar errores al realizar el cuadre mensual, ya que en ocasiones se omiten algunos desembolsos justificados y esto está provocando un incorrecto reporte. 59 RECOMENDACIONES  Se recomienda que exista un constante control interno de caja chica de acuerdo como indica el manual de procedimientos y políticas, ya que esto ayudara a que todo el personal contribuya a un mejor manejo de la caja chica.  Se sugiere que exista una capacitación para todo el personal de la empresa, en el cual se impartan los procedimientos y políticas a seguir por todos para que exista el correcto uso del fondo de caja chica, de este modo se evitará que los empleados soliciten dinero para algo que no le competa al giro del negocio o a su vez que se realice un desembolso sin autorización por parte de la persona encargada.  Para que exista una buena gestión en el manejo de caja chica es recomendable que la persona encargada de la misma, sea alguien que se encuentre capacitada para asumir este rol, con conocimientos contables y experiencia en el mismo, además de conocer completamente todo el manual de manejo y procedimiento.  Es importante que al aplicar el procedimiento del manual de caja chica nos orienta a utilizar los diversos formatos que facilitan el mejor control interno tanto contable como administrativo.  El cuadre de caja chica que se realice debe ser diario, debe contar con un formato especifico en el cual se mencione todo lo relacionado a la gestión realizada con el monto otorgado, de esta forma se podrá realizar mejor el control en manejo de caja chica.  Se sugiere que el manual de procedimientos de control interno de caja chica sea revisado y actualizado cada dos años. 60 BIBLIOGRAFÍA Álvarez, C. (2008). Gestiopolis. Obtenido de Gestiopolis.com: https://www.gestiopolis.com/metodos-y-tecnicas-de-investigacion- cientifica/ Álvarez, M. (1996). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. En M. Álvarez. México: Panorama Editorial S.A. Ángel. (10 de 09 de 2016). Inversian. Obtenido de https://inversian.com/que-es-un-reembolso/ Arias, F. (2012). El Proyecto de Investigación. En F. G. Arias, El Proyecto de Investigación - Introducción a la metodología científica. Caracas, Venezuela: Episteme C.A. Bernal, C. (2006). Metodología de la investigación. En C. A. Torres, Metodología de la investigación (pág. 286). Bogota, Colombia: Pearson Educación. Brito, J. (2001). Contabilidad :Básica e intermedia (contabilidad I y II). Venezuela: Centro de contadores. CEAC. (2011). CEAC Planeta de Formación y Universidades. Obtenido de https://www.ceac.es/blog/el-origen-de-la-contabilidad Chambi, G. (05 de 02 de 2011). Mail x mail. Obtenido de Mail x mail: http://www.mailxmail.com/contabilidad-general-caja-chica_h Coaquera, E. (2006). Monografías.com. Obtenido de https://www.monografias.com/trabajos70/comprobantes- pago/comprobantes-pago.shtml Contabilidad, G. (04 de 05 de 2016). https://glosarios.servidor- alicante.com/contabilidad/desembolso. Obtenido de https://glosarios.servidor-alicante.com/contabilidad/desembolso 61 Cuaipo, K. (s.f.). Infogram. Obtenido de https://infogram.com/ingresos- costos-y-gastos-1gv4m75xkg5op18 Economía48. (2009). La gran Enciclopedia de Economía. Obtenido de La gran Enciclopedia de Economía: http://www.economia48.com/spa/d/custodia/custodia.htm Espitia, L. (08 de 2011). Blogger. Obtenido de http://lorena- espitia.blogspot.com/p/valores.html GestioPolis. (07 de 08 de 2002). Gestiopolis. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/que-es-arqueo-de-caja/ Gómez, G. (11 de 05 de 2011). Gestiopolis. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/control-interno-organizacion- empresarial/ Heinemann, K. (2003). Introducción a la metodología de la investigación empírica. En K. Heinemann, Introducción a la metodología de la investigación empírica el ejemplo de las ciencias del deporte (pág. 284). Schorndorf, Alemania: Paidotribo. Igestion. (2010). Registración: Fondo Fijo o Caja Chica. Obtenido de http://igestion20.com/registracion-fondo-fijo-o-caja-chica/ Inversian. (Septiembre de 2016). Inversian. Obtenido de Inversian: https://inversian.com/que-es-caja-chica/ Martínez, C. (2017). Lifeder.com. Obtenido de Lifeder.com: https://www.lifeder.com/tipos-muestreo-investigacion/ Melinkoff, R. (1990). Los Procesos Administrativos. Caracas, Venezuela: Panapo. Namakforoosh, M. N. (2000). Metodología de la investigación. México: Limusa. 62 NIC, N. I. (2012). Knoow. Obtenido de http://old.knoow.net/es/cieeconcom/contabilidad/ingresos.htm Ortíz, E. (16 de 11 de 2009). Mail x mail. Obtenido de http://www.mailxmail.com/curso-registros-auxiliares-microsoft- excel-contabilidad/caja-chica-creacion-fondo-reposicion Peñaranda, R. (2019). Scribd. Obtenido de https://es.scribd.com/doc/209861002/El-vale-de-caja-es-un- documento-que-sirve-para-la-comprobacion-de-gastos-menores-o- prestamos-por-los-cuales-no-se-expide-factura-o-comprobante-de- tipo Picazo, G. (2012). Proceso Contable. Tlalnepantla, México: Red tercer milenio. Ramirez, Y. (1 de abril de 2013). Blogger. Obtenido de Control Del Efectivo: http://gerentesunesrmaracay.blogspot.com/2013/04/control-del- efectivo.html?m=1 Reviso. (2019). Reviso.com. Obtenido de https://www.reviso.com/es/que- es-una-factura Rodríguez, A. (2018). Lidefer.com. Obtenido de https://www.lifeder.com/viabilidad-investigacion/ Rodríguez, J. (2012). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. En J. Rodríguez. México: Cengage Learning Editores, S. A. Rodríguez, M. (2005). Metodología de la Investigación. En M. Rodríguez, Metodología de la Investigación (pág. 186). México: Unam. Sage, T. (2019). Sage. Obtenido de https://www.sage.com/es- es/blog/diccionario-empresarial/caja-chica/ 63 Sampieri, H. (2010). Metodología de la investigación. En F. C. HERNANDEZ SAMPIERI R, Metodología de la investigación (págs. 547 - 586). México: MC GRAW HI. Sánchez, J. (2019). Economipedia. Obtenido de https://economipedia.com/definiciones/efectivo.html Sandoval, H. (2012). Introducción a la Auditoría. Tlalnepantla, Méxcio: Red tercer milenio. Sarabia, J. (28 de agosto de 2006). Blogger. Obtenido de Efectivo y Caja: http://contabilidadiin57.blogspot.com/2006/08/efectivo-y-caja-chica- efectivo-se.html Silva, J. (2010). Fundamentos de la Contabilidad I. Caracas, Venezuela: Ediciones CO-BO. Tamayo, M. (2004). El proceso de la investigación científica. En M. Tamayo, El proceso de la investigación científica. México: Limusa. Uninotas. (5 de junio de 2016). Uninotas. Obtenido de https://www.uninotas.net/faltante-y-sobrante-de-caja-chica/ Vivanco, M. (2017). Universidad y Sociedad. Obtenido de Los manuales de procedimientos como herramientas de control interno de una organización: http://scielo.sld.cu/pdf/rus/v9n3/rus38317.pdf ANEXOS Anexo 1 Carta de autorización de la empresa Anexo 2 Organigrama completo Gerente General Contabilidad Sistemas Técnicos Ventas Vendedores Talento Humano Servicios Generales Secretaria Anexo 4 Guía de observación Objetivo: Indagar las falencias que se mantienen en el proceso de manejo de la caja chica. Observadora: Palacios Fernández Mónica Lugar de observación: Oficinas de Emcoec S.A. Nº PROCESO Manejo de Caja Chica FUNCIONARIO M. Benalcázar CARGO/FUNCIÓN Secretaria FECHA 17/04/2019 INDICADORES SI NO A VECES 1 Registra todas las salidas de dinero 2 El dinero se utiliza solo para fines corporativos 3 Ingresa toda la información al sistema 4 Realiza cierre de caja 5 Contabiliza el dinero 6 Notifica alguna novedad 7 Revisa detalles del dinero 8 Realiza cuadre de caja 9 Mantiene el valor del dinero base a diario 10 Entrega respaldos y cuadre a su superior Anexo 5 Entrevista 1 Objetivo: Reconocer que tipo de errores puede cometer la persona encargada de la caja chica. Buenos días/tardes/noches. Mi nombre es Mónica, soy estudiante del Instituto Tecnológico Bolivariano. Como parte de mi proyecto de titulación, necesito realizar esta entrevista que me permita analizar las falencias que se están presentando en el manejo de caja chica. La entrevista tomara solo unos minutos. ¿Podría ayudarme? Departamento: Funcionario: Cargo: 1) ¿Conoce usted cuál es el monto para el manejo de la Caja Chica? 2) ¿Archiva todos los soportes de documentación por las salidas de dinero y devoluciones por concepto de la Caja Chica? 3) ¿Conoce usted por qué motivos o para qué son utilizados los fondos de Caja Chica? 4) ¿Por quién son autorizados los desembolsos que se realizan diariamente del fondo de Caja Chica? 5) ¿Cree usted que todos los desembolsos de Caja Chica deben de tener su debido documento de respaldo adjunto? 6) ¿Siempre mantiene fondos disponibles para el desembolso de caja chica? Entrevista 2 Objetivo: Reconocer que tipo de errores se permite por parte de la persona que autoriza los desembolsos de la caja chica. Buenos días/tardes/noches. Mi nombre es Mónica, soy estudiante del Instituto Tecnológico Bolivariano. Como parte de mi proyecto de titulación, necesito realizar esta entrevista que me permita analizar las falencias que se están presentando en el manejo de caja chica. La entrevista tomara solo unos minutos. ¿Podría ayudarme? Departamento: Funcionario: Cargo: 1) ¿A qué se debe que en los cuadres de Caja Chica existan sobrantes o faltantes en reiteradas ocasiones? 2) ¿Está de acuerdo en que al crear un Manual de Manejo de Caja Chica mejorará el control que se lleva en esta? 3) ¿Cuál es la rotación de la caja chica mensualmente? 4) ¿Qué otro control adicional cree usted que se debería implementar? 5) ¿Cuál es el promedio mensual de arqueo de caja chica? Entrevista 3 Objetivo: Indagar para que se solicitan los fondos de caja chica y que proceso se realiza al solicitarlo. Buenos días/tardes/noches. Mi nombre es Mónica, soy estudiante del Instituto Tecnológico Bolivariano. Como parte de mi proyecto de titulación, necesito realizar esta entrevista que me permita analizar las falencias que se están presentando en el manejo de caja chica. La entrevista tomara solo unos minutos. ¿Podría ayudarme? Departamento: Funcionario: Cargo: 1) ¿Solicita constantemente los fondos de Caja Chica? ¿Para qué? 2) ¿Ha solicitado o presenciado que el fondo de Caja Chica se utilice para algún gasto ajeno a temas corporativos? 3) ¿Haz experimentado alguna vez al solicitar el valor para el uso de gastos por medio de Caja Chica sea negado por falta de fondos? Entrevista 4 Objetivo: Indagar para que se solicitan los fondos de caja chica y que proceso se realiza al solicitarlo. Buenos días/tardes/noches. Mi nombre es Mónica, soy estudiante del Instituto Tecnológico Bolivariano. Como parte de mi proyecto de titulación, necesito realizar esta entrevista que me permita analizar las falencias que se están presentando en el manejo de caja chica. La entrevista tomara solo unos minutos. ¿Podría ayudarme? Departamento: Funcionario: Cargo: 1) ¿Solicita constantemente los fondos de Caja Chica? ¿Para qué? 2) ¿Ha solicitado o presenciado que el fondo de Caja Chica se utilice para algún gasto ajeno a temas corporativos? 3) ¿Haz experimentado alguna vez al solicitar el valor para el uso de gastos por medio de Caja Chica sea negado por falta de fondos? Entrevista 5 Objetivo: Indagar para que se solicitan los fondos de caja chica y que proceso se realiza al solicitarlo. Buenos días/tardes/noches. Mi nombre es Mónica, soy estudiante del Instituto Tecnológico Bolivariano. Como parte de mi proyecto de titulación, necesito realizar esta entrevista que me permita analizar las falencias que se están presentando en el manejo de caja chica. La entrevista tomara solo unos minutos. ¿Podría ayudarme? Departamento: Funcionario: Cargo: 1) ¿Solicita constantemente los fondos de Caja Chica? ¿Para qué? 2) ¿Ha solicitado o presenciado que el fondo de Caja Chica se utilice para algún gasto ajeno a temas corporativos? 3) ¿Ha experimentado alguna vez al solicitar el valor para el uso de gastos por medio de Caja Chica sea negado por falta de fondos? Anexo 6 Fundamentación Legal. Constitución de la República (2008) Art. 211.- La Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos. Art. 212.- Serán funciones de la Controlaría General del Estado, además de las que determine la ley: 1. Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del sector público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos. 2. Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas a su control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la Fiscalía General del Estado. 3. Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones. 4. Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite. SERVICIO DE RENTAS INT