INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO BOLIVARIANO DE TECNOLOGÍA UNIDAD ACADÉMICA DE EDUCACIÓN COMERCIAL, ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS CARRERA: TECNOLOGÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: TECNÓLOGA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TEMA: PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LA CAJA CHICA PARA LA PANADERÍA TÍA MARINA Autora: Paiva Saltos Clara Estefanía Tutor: PhD. Elena Tolozano Benites Guayaquil – Ecuador 2020 ii DEDICATORIA A mis abuelitos Clara y Luis a quienes debo sus cuidados amorosos. A mi amado esposo Gabriel que me da su apoyo y acompañamiento sin límites. A mis hijas Emily y Gabriela, princesas que llenan de alegría y entusiasmo mis días. Paiva Saltos Clara Estefanía iii AGRADECIMIENTOS Agradezco de todo corazón primero a Dios que me da la vida con todas sus bendiciones. Mis más sinceros agradecimientos también a las personas que me ayudaron para la elaboración de esta tesis: Tía Marina, a la Sra. Magaly Hurtado, a mi querida suegra Ileana, a mi esposo Gabriel que siempre está a mi lado en las buenas y en las malas, a mis hijas hermosas que Dios me ha dado, a toda mi familia. Por último, agradezco a los directivos del Instituto Superior Tecnológico Bolivariano por haber facilitado el acceso a sus aulas y a la PhD. Elena Tolozano Benites por su paciencia durante el tiempo que duró este trabajo. Paiva Saltos Clara Estefanía vii INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO BOLIVARIANO DE TECNOLOGÌA UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS COMERCIALES, ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: TECNÓLOGO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TEMA: Propuesta de procedimientos de control interno de la caja chica para la panadería Tía Marina Autor: Paiva Saltos Clara Estefanía Paiva Tutora: Mg. Elena Tolozano Benítez RESUMEN La finalidad del proyecto es diseñar un procedimiento de control interno de la caja chica para mejorar el flujo de efectivo de la microempresa Panadería Tía Marina, con el objetivo de fundamentar desde la teoría contable-financiera las normativas establecida por las entidades de control. Para alcanzar los objetivos propuestos se debe obtener referencia del estado actual de la panadería con respecto al control de entrada y salida de efectivos de la caja chica, realizando el análisis de los datos obtenidos que me permitan efectuar recomendaciones que se disponga a dar solución. Este estudio fue analizado a través de la guía de observación y análisis documental donde hemos recolectado información relevante sobre el procedimiento interno de la caja chica y las falencias encontradas por las faltas de control. Dentro de microempresa se procedió a realizar nuevos procedimientos de control interno para mejorar el flujo de efectivo dentro de la ejecución de los análisis que se realiza en el área evaluada y permita determinar el nivel de fiabilidad y garantizar la eficacia en su utilidad de manera comprensible para la toma de decisiones. PROCEDIMIENTO CONTROL INTERNO CAJA CHICA viii INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO BOLIVARIANO DE TECNOLOGÌA UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS COMERCIALES, ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: TECNÓLOGO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TEMA: Propuesta de procedimientos de control interno de la caja chica para la panadería Tía Marina Autor: Paiva Saltos Clara Estefanía Paiva Tutora: Mg. Elena Tolozano Benítez ABSTRACT The purpose of the project is to design an internal control procedure for petty cash to improve the cash flow of the Tía Marina Bakery microenterprise, with the aim of supporting the regulations established by the control entities from the accounting-financial theory. To achieve the proposed objectives, the current state of the bakery must be obtained with respect to the control of the entry and exit of cash from the petty cash, carrying out the analysis of the data obtained that allows me to make recommendations that are ready to provide a solution. This study was analyzed through the observation guide and documentary analysis where we have collected relevant information on the internal procedure of the petty cash and the shortcomings found by the lack of control. Within the microenterprise, new internal control procedures were carried out to improve the cash flow within the execution of the analyzes carried out in the evaluated area and to determine the level of reliability and guarantee the effectiveness of its utility in an understandable way for decision making. PROCESS INTERNAL CONTROL PETTY CASH ix ÍNDICE GENERAL Contenidos: Páginas Carátula …………..……………………………………..……..…...……….…… i Dedicatoria ………………………...……….…………….……..……………..… ii Agradecimiento …………………...…...…..………..……................................ iii Certificación de aceptación del tutor …………………...…….……………….. iv Cláusula de autorización para la publicación de trabajos de titulación……. v Certificación de aceptación del CEGESCYT………………………………... vi Resumen ………………………………………………..…..…………………... vii Abstract …………………………………………………....…………….……... viii Índice general ………………………………...………..…...…………………… ix Índice de tablas …………………………………………..………..……..……... x Índice de figuras…………………………………………..……….……………. xi Índice de gráficos …………………………………………..…….…………..... xii CAPÍTULO I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Ubicación del problema en un contexto ………………………………..…..… 1 Situación del conflicto ………………………………….……..………….…….. 2 Delimitación del problema …………………………………………....………… 3 Formulación del problema …………………………………………………….... 3 Variables de investigación ……………………………………………………... 3 Evaluación del problema …………………………………………..…………… 3 Objetivos de la Investigación …………………………………….……….……. 4 Objetivo general ………………………………………………..……………….. 4 Objetivos específicos ………………………………………….......…….……... 4 Justificación de la Investigación ……………………………………..…….… 4 x CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Antecedentes históricos ……………………………..……….………..……… 6 Antecedentes referenciales ……………………..…….…….……......………. 9 FUNDAMENTACIÓN LEGAL ………………………..………………….……. 22 VARIABLES DE INVESTIGACIÓN ……………………..…………………….. 35 DEFINICIONES CONCEPTUALES ……………………..…..………………... 36 CAPÍTULO III METODOLOGÍA PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA …………………..……………………. 40 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN …………………………..………………….… 47 TIPOS DE INVESTIGACIÓN ……………………………..………………..….. 48 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN ……………...… 49 CAPÍTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS ……….….……. 52 PROPUESTA ……………………………………………………………...…..... 60 CONCLUSIÓN …………………………………………………...……..……….. 66 RECOMENDACIÓN …………………………………………..………..……….. 67 BIBLIOGRAFÍA …………………………………………………………...……… 68 xi ÍNDICE DE TABLAS Contenidos: Páginas: TABLA N° 1 Delimitación del Problema ……………………...……..…….... 3 TABLA N° 2 Categoría Ocupacional de trabajadores ……………………… 43 TABLA N° 3 Principales Proveedores …………………….………………… 43 TABLA N° 4 Técnicas de investigación …………………..…………………. 49 TABLA N° 5 Rango de confianza y nivel de riesgo del procedimiento de caja chica………………………………………………………………………………. 56 TABLA N° 6 Rango de confianza y nivel de riesgo del procedimiento de arqueo de caja……………………………………………………………………………59 xii ÍNDICE DE FIGURAS Contenidos: Páginas: FIGURA N° 1 Logotipo Panadería Tía Marina…….....……………………… 42 FIGURA N° 2 Pan Dulce ..………..………..……………….. ………………… 44 FIGURA N° 3 Pan enrollado de sal.……………..…......…….. …………. … 44 FIGURA N° 4 Pan de leche………………………..…......…….. ……………. 44 FIGURA N° 5 Pan cara sucia……..………..……………….……….………... 44 FIGURA N° 6 Pan de canela..……..………..…………………..………….….. 44 FIGURA N° 7 Pan rosquita………..………..…………………...…………….. 44 FIGURA N° 8 Guagua de pan……..………..……………………..…........….. 45 FIGURA N° 9 Pan Integral………..………..……………………..….......……. 45 FIGURA N° 10 Tortas…. ..………..………..……………………..…......…… 45 FIGURA N° 11 Bocaditos ..………..………..……..…......……. ……………. 45 FIGURA N° 12 Hornado de Pollo....………..……………………..…......…... 46 FIGURA N° 13 Hornado de Pavo....………..…….….......……. …………….. 46 FIGURA N° 14 Hornado de Pierna de chancho…………….……..…....….. 46 FIGURA N° 15 Comprobante caja chica..…..………......…….. …………….. 61 xiii ÍNDICE DE GRÀFICOS Contenidos: Páginas: GRÀFICO N° 1 Clasificación de Activos……..………........…………………. 13 GRÀFICO N° 2 Organigrama…………..……..……..…......…………………. 42 GRÀFICO N° 3 Flujograma de procedimiento de caja chica ...……..…...... 62 GRÀFICO N° 4 Plantilla de arqueo de caja chica.………..……………….…. 64 GRÀFICOS N° 5 Flujograma de procedimiento de arqueo de caja chica..... 65 1 CAPÍTULO I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 Ubicación del problema en un contexto En la región de América Latina, las panaderías son una actividad de comercio muy rentable, por formar parte de la cadena alimentaria de la población, Sin duda alguna la línea comercial de estos negocios no tiene fronteras ya que va dirigido a todos los niveles socioeconómicos, culturales, y es muy fácil con una buena publicidad y atención, meterse en el día a día de la población. En el Ecuador las microempresas, son consideradas emprendimientos particulares que contribuyen al crecimiento económico a corto, mediano y largo plazo, que por su naturaleza no siempre implementan los procedimientos contables establecidos que aseguren un buen desempeño en el control operativo para dichos negocios (Diario El Telegrafo, 2018). La inexistencia de procesos contables en las microempresas para Ulloa (2018) es la causante de que se tomen malas decisiones en los negocios, por lo que se ven afectadas las metas y objetivos a la que se quieren alcanzar al momento de operar la misma. Es por esto que la falta de controles en el manejo de los ingresos de caja chica es un claro ejemplo, otro factor es no saber el stock y el efectivo con el que cuenta la empresa, no llevar un control de los ingresos y gastos realizados, entre otros factores podrían influir en el flujo de efectivo de la empresa (p. 2). La panadería “Tía Marina” es una microempresa que se dedica a la producción y comercialización de productos hechos a base de harina, esta se encuentra ubicada en la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas. La propietaria es Ana Marina que tiene como actividad principal registrada en el 2 Servicio de Rentas Interna la “Venta por menor de productos de panadería en establecimientos especializados”, inicio sus actividades el 6 de agosto de 1985, con unos 34 años de experiencia en la panificación, sus productos están enfocados en satisfacer las necesidades de los clientes de clase media. Mediante la observación empírica se pudo identificar la problemática existente en la panadería Tía Marina, el cual se da por la inexistencia de los procesos de control de caja chica, lo que representa ausencia de ordenamientos y por ende se entiende la reducción o desconocimiento en sus ingresos, lo que reviste de importancia el presente estudio que se orienta al diseño de los procedimientos que contribuyan al control interno de la chica y por ende a mejorar el flujo del efectivo. 1.2 Situación conflicto La panadería Tía Marina, es una microempresa que cuenta con algunos años en el mercado ecuatoriano, cuya labor comercial es la producción y comercialización de productos hechos a base de harina como: pan de varios tipos, tortas, bocaditos variados, en otros productos, en la actualidad se evidencia deficiencias en el control de la caja chica, es decir el mal manejo de los ingresos lo que incide finalmente en el flujo del efectivo y esto se atribuye al desconocimiento de procesos contables. La situación problemática de la presente investigación se resume en los aspectos siguientes: ✓ No existen reporte de los cuadres diarios de caja chica ✓ Carencia de registro de los egresos de la caja chica ✓ No siempre se facturan las ventas ✓ Falta de soportes de los ingresos y egresos de la caja 3 ✓ No se cuentan con los procedimientos establecidos de control de la caja chica Tabla 1.- Delimitación del problema Campo: Financiero – Contable Área: Control de Caja Chica Aspectos: Mejoras del flujo del efectivo Contexto: Panadería Tía Marina Provincia: Guayas Cantón: Guayaquil Periodo 2019 Elaborado por: Paiva Saltos Clara Estefanía 1.4 Formulación del problema ¿Cómo contribuir al control de la caja chica para mejorar el flujo de efectivo de la microempresa panadería Tía Marina, ubicada en el cantón de Guayaquil, provincia del Guayas en el periodo del 2019? 1.5 Variables de la investigación Variable independiente: Control caja chica Variable dependiente: Flujo del efectivo 4 1.5 Objetivos De La Investigación Objetivo general Diseñar procedimientos de control interno de caja chica para mejorar el flujo del efectivo de la panadería Tía Marina Objetivos específicos • Fundamentar desde la teoría contable-financiera el control de la caja chica en relación al flujo de efectivo • Diagnosticar el estado actual del control de caja chica de la panadería Tía Marina. • Proponer nuevas medidas de procedimientos de control interno de caja chica de la panadería Tía Marina. 1.6 Justificación De La Investigación El presente proyecto tiene factibilidad administrativa al contar con la autorización de la propietaria de la panadería Tía María, así como el compromiso de su personal de proporcionar la información necesaria sobre el manejo de caja chica en el negocio que permita el análisis de la problemática y se puedan plantear las soluciones pertinentes a la problemática que se investiga. El presente trabajo de investigación es conveniente al servir como instrumento o herramienta para el diseño, desarrollo e implementación de una propuesta de procedimiento de control interno de la caja chica, con lo que se garantiza la fiabilidad de la información referente a los flujos de efectivos, en la actividad comercial que desarrolla la panadería Tía Marina, y esto a su vez contribuye su permanencia en el mercado. 5 Las implicaciones prácticas del presente proyecto de investigación se proponen a partir de los resultados del diagnóstico del control actual que se realiza a la caja chica, dichos resultados son la base para el diseño de los procedimientos de control interno de caja chica que garanticen mejorar el flujo del efectivo de la panadería Tía Marina El sustento teórico del presente proyecto se realiza en el capítulo dos a partir de los conceptos de varios autores, sobre el control de caja chica y los factores que puedan incidir en el buen manejo de los recursos económicos de la panadería Tía Marina, la busca bibliográfica incluye la revisión de varios trabajos de autores reconocidos, lo cual enriquece la bibliografía del estudio. La utilidad metodológica del presente proyecto se establece primero en los tipos de investigación, descriptivo, explicativo y correlacional unido a las técnicas de observación y de análisis documental que se utilizan para realizar el diagnóstico del control de la caja chica que en la actualidad se lleva en la panadería Tía marina. Y en segundo momento cuando el proyecto en sí se convierte en una guía metodológica para otros investigadores que realicen estudios en temas iguales o similares. La relevancia social, se enfoca en garantizar la estabilidad del personal que labora actualmente en la panadería Tía Marina, con lo cual se mejora la calidad de vida de las familias que dependen de este negocio. Si se visualiza el estudio a partir que el pan es un producto de primera necesidad, la sociedad también se beneficia porque la filosofía de servicio de la dueña es proveer a sus clientes de un producto a bajo costo y con calidad, es decir contribuye a alimentar a las personas que habitan en el sector. 6 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO 2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 2.1.1 Antecedentes históricos La harina y el pan se encuentran entre los alimentos más antiguos del planeta contiruyendo un elemento básico en la dieta de los seres humanos. El pan se puede elaborar a base de una gran variedad de cereales pero el trigo ha sido la materia prima por excelencia. (Montalbán, 2015, p. 161) De acuerdo con Fiset y Blais (2007) señalan que la mayoría de los especialistas afirman de manera unánime que el pan nació hace más de 10.000 a.c., los cuales eran preparados a base de semillas tostadas y agua, la cual se transformaba en masa y se calentaba entonces sobre piedras, dando como resultado una especie de torta, la cual era del gusto de los primeros panaderos de la tierra por su sabor. En el antiguo Egipto uno de los principales productos de consumo de sus habitantes era el pan, al cual le añadían leche, miel, higos entre otros ingredientes, elaborados con diferentes formas de acuerdo al molde donde era depositada la masa. (Ramos, 2018). Esto se lo puede apreciar en la pared de la tumba de Ramsés II, donde se muestra a los egipcios amasando la pasta de la harina con sus pies, proceso realizado diariamente, ya que el pan era un alimento básico. (Ugaz, 2017) Los panes para los egipcios cumplían tres funciones primordiales primero la comercial; gracias al desarrollo de las técnicas de panificación; segundo la social porque mediante el pan se pagaban los salarios y la tercera espiritual como ofrenda a los dioses. (Fiset y Blais, 2007) 7 Montalbán (2015) señala que los egipcios crearon hornos hechos a base de barro, donde horneaban la masa de pan, que de preferencia la elaboraban a base de harina trigo fermentada, este proceso fue utilizado para producir un pan más ligero, pero de gran volumen por la levadura que ellos utilizaban en aquella época. Grecia fue quien creo el horno de bóveda, siendo este el invento que le da un acabado único al pan ya que este horno se cerraba completamente, manteniendo el calor totalmente en su interior permitiendo que el pan creciera notablemente. (Ugaz, 2017) Por su parte, Castaño (2019) señala que a España el pan llegó en siglo III a.m. llevado por los celtas de la Península Ibérica, se aprendió a hacerlo en todos los hogares, siendo la inspiración de artistas y autores que incorporaron el pan en poemas y pinturas. Tras la conquista de América, los españoles trajeron el pan a América, este se encuentra con otro pan nativo, la arepa, el cual se derivaba de un cereal autóctono, el maíz, es aquí donde se comienza a conocerse el pan y, al mismo tiempo, el trigo cuyas semillas fueron importadas por los españoles ya que el continente carecía de este cereal. Es en el siglo XVI y XVII la hambruna llego al pueblo y esto causo que el pan aumentara su costo considerablemente, fueron años muy oscuros para el pan, como ejemplo de aquello se veía a niños en las calles robando pan, y como castigo se le obligaba a remar en la galera. El pan fue uno de los pasajeros de las carabelas que llegaron a América, con Colon y sus hombres primero y Pizarro y los suyos 40 años después, lo cual también es señalado por Hernán Cortez y Miguel de Cervantes. (Porres, 2007) Con la siembre de trigo en 1539 este se cosechaba en abundancia, y quince años después de la trágica muerte de Atahualpa, ya existían molinos 8 de pan en el Cusco, los cuales eran la fuente de producción del pan. (Ugaz, 2017) La dinámica social que se empieza a vivir entre los siglos XIX y XX trae como consecuencia un incremento en la demanda de alimentos de primera necesidad. Surgen para entonces las grandes fábricas para los distintos rubros alimenticios entre los que destacan el pan y los productos de panadería, dando origen a una aparente contraposición de tendencias según se estima hoy en día. (Blais & Fiset, 2007) Así mismo, Eroski (2012) indica que con la llegada de la revolución industrial a la masa de pan se le agrega un nuevo ingrediente como la levadura para darle más grosor y consistencia, para esto se tecnifican los molinos de pan para aumentar la producción, esto enfocado a abastecer el incremento de población, actualmente a consecuencia del progreso de las técnicas agrícolas y de panificación se extiende el consumo de pan en todo el mundo con excelente calidad y precio. En Ecuador los primeros panificadores desarrollaron esta actividad en la Sierra y debido a la migración, trajo consigo a los primeros artesanos del pan a Guayaquil, hace más de cien años, un arte que empieza a desarrollarse con harina de trigo importada desde Estados Unidos. (El Universo, 2007) Molinos Poultier fue una de las fabricas pioneras en la producción de harina desde Latacunga para todo el territorio nacional. Con más de 80 años de producción, esta industria molinera fue la responsable del desarrollo del sector panadero el cual cuenta con aproximadamente 1800 negocios hoy en día. (El Universo, 2007) 9 2.1.2 Antecedentes teóricos 2.1.2.2 Teoría contable Romero, (2014) define a la teoría contable como una labor en la que se involucra la razón y la lógica en cuyo procedimiento se explica la actividad económica. En tal procedimiento se utilizan ciertas normas y criterios junto a principios axiomáticos y otros teoremas que buscan perfeccionar la técnica contable hasta conseguir mejores procedimientos. (p.54) Para Vazquez y Claudia, (2008) la teoría general de la contabilidad está conformada por conceptos y elementos que se encuentran en todos los sistemas contables por lo que son ampliamente aplicables al campo de la contabilidad. (p.13) Por su parte, Elizondo (2002) considera que son un conjunto de proposiciones que interactúan de forma lógica para establecer un mismo patrón al ejercer la contabilidad en la descripción y control de los hechos sociales que aportan información financiera. (p. 366) Mediante la interpretación de los conceptos citados de varios autores, se entiende a la contabilidad como la técnica lógica y racional, que permite al usuario de una unidad de negocio el registro cronológico de la información sobre las transacciones comerciales, que se realizan dentro de un periodo determinado para la elaboración de los estados financieros y muestran los resultado del ejercicio contable que son la base sobre los cuales los accionistas toman decisiones en beneficio de la entidad. 2.1.2.3 Contabilidad financiera Es la rama de la contabilidad que, de forma resumida, presenta la información comercial de una entidad de un periodo determinado, esta información permitirá a los usuarios, realizar un análisis financiero de la empresa de acuerdo a sus intereses. (Guzman y Romero, 2005) 10 Mallo y Pulido (2008) afirman que la contabilidad financiera es la que estudia la evolución del patrimonio y la situación financiera de la empresa mediante el registro sistemático de las transacciones que esta realiza con el mundo exterior, calculando el resultado residual atribuible a los propietarios los cuales asumen el riesgo o la pérdida del patrimonio. (p. 13) Para Romero (2014) la Contabilidad Financiera es una técnica para elaborar y presentar la información financiera de las transacciones (operaciones) comerciales, financieras, económicas y sus efectos derivados, efectuadas por entidades comerciales, industriales, de servicios, públicas y privadas; y cuando se utiliza en la toma de decisiones, se convierte en una rama muy importante. (p.16) De acuerdo a los conceptos citados de varios autores se asume que la contabilidad financiera, es la rama contable que permite elaborar los estados financieros de una empresa, reflejando su situación económica en un periodo determinado, como resultado de las operaciones comerciales realizadas por la entidad, constituyéndose en una herramienta útil para la elaboración y presentación de los estados financieros a los usuarios externos que requieren la información que por lo general es su ente regulador. 2.1.2.4 Objetivos de la contabilidad financiera Los principales objetivos de la contabilidad financiera son: el registro de los hechos económicos, la rendición y control de las cuentas de resultado y la entrega de información económica financiera para la toma de decisiones de parte de los accionistas. (Fernández, 2008) El objetivo de la contabilidad financiera es la elaboración de los estados financieros de la entidad para ser utilizados por usuarios externos, dichos usuarios pueden ser: accionistas, proveedores, instituciones bancarias, diversos acreedores y entidades de control. (Solorio, 2012) 11 La contabilidad financiera tiene como objetivo suministrar información a los usuarios externos, mediante la elaboración y preparación de los estados financieros de la entidad, que servirán para una toma de decisiones de naturaleza económica por parte de los usuarios externos. (Bernal, 2004) El registro de los hechos económicos es fundamental para las entidades, ya que le permite realizar un eficaz control de sus transacciones, garantizando la fiabilidad de la información sobre su situación financiera, determinando que las decisiones a tomar por parte de los directivos de una entidad o dueños de negocios se la más acertada, basado en información libre de incorreciones materiales, de esta manera se cumple con los objetivos de la contabilidad financiera. 2.1.2.5 Importancia de la contabilidad financiera Su importancia radica en la preparación de informes contables para ser analizados por los usuarios externos, que generalmente son entidades de control y tienen como objetivo hacer cumplir con estos informes a las entidades. (Alcarria, 2009) La importancia de la contabilidad financiera es que gracias a su aplicación es posible el registro de los hechos y acontecimientos económicos relevantes para la entidad, que afectan directamente el resultado, y sirven de análisis para la contabilidad analítica. (Gimeno y Tamayo, 2012) Llevar contabilidad implica un control de todas las cuentas de ingresos y gastos que forman parte del negocio, para Pereira y Grandes (2016) manifiestan la importancia de llevar un correcto proceso contable para tener registrado la información que respecta a sus recursos financieros y como han sido obtenidos durante la gestión de los mismos. La información que se obtiene de los registros contables permite a los empresarios saber cómo se 12 manejan los fondos, buscando obtener datos seguros del departamento para toma de decisiones (p. 15) La importancia de la contabilidad financiera radica en brindar datos reales y fiables que permita tomar decisiones sobre la información que se genera como resultado de las operaciones comerciales que originan el movimiento de los flujos de efectivos del negocio, los cuales servirán de base para la preparación de los estados financieros de la entidad constituyéndose en una herramienta útil y de fácil interpretación para el usuario Activo Se define como activo a cada uno de los de los recursos económicos provenientes de hechos pasados que mantiene una entidad bajo su control de los cuales se espera la obtención de beneficios económicos en el futuro. (Horngre, 2004) Son también todos aquellos recursos de los que una empresa dispone para estar en pleno funcionamiento. Esto incluye los bienes y derechos que forman parte del patrimonio de la empresa. (Avila, Introducción a la Contabilidad, 2007). “Es un recurso controlado por la entidad como resultados de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos”. (Fierro y Celis, 2015) En base a los conceptos citados, se asume que activo es el recurso que está bajo el control de la entidad, en el caso de la presente investigación el efectivo que mantiene el negocio en caja chica es producto de transacciones comerciales efectuadas, las cuales forman parte de la operacionabilidad y producción, cuyo único objetivo es otorgar la liquidez necesaria, para poder cumplir con obligaciones de menor cuantía a terceros. 13 Clasificación del Activo Ávila (2007) clasifica al activo en tres grandes grupos los cuales menciona a continuación y se muestran en la figura 1: • Activo corriente o circulante • Activo no circulante • Activo diferido Gráfico 1: Clasificación del activo Fuente: (Pereira Morales,César; Maycotte Morales,Carlos;Restrepo,Beatriz;Mauro,Francesco;Calle Montes,Abel;Esther Velarde, María, 2011) Activo Activo Circulante Caja General Caja Chica Bancos Inversiones Temporales Mercancías Clientes Documentos por Cobrar Deudores Diversos Anticipo a Proveedores Activo Fijo Terreno Edificios Mobiliario y Equipo Equipo de Cómputo Electrónico Equipo de Entrega o Reparto Depósito en garantía Inversiones Permanentes Activo Diferido Gatos de Inversión y Desarrollo Gastos en etapas preoperativas de Organización y Administración Gastos de Mercadotécnica Gastos de Organización Gastos de Instalación Papelería y Útiles Propaganda y Publicidad Primas de Seguros Rentas Pagadas por Anticipado Intereses Pagados por Anticipado 14 Activo corriente o circulante “Este grupo está formado por todos los bienes y derechos con los cuales la empresa lleva a cabo directamente sus operaciones principales en rotación o movimiento constante y tienen como principal característica su fácil conversión en dinero, es decir efectivo”. (Ávila, 2007, p. 21). Son los recursos controlados que tiene una empresa, que se pueden convertir fácilmente en dinero generalmente no mayor al año, con los cuales se satisfacen las obligaciones con terceros. (Barros, 2000) Mendoza y Ortiz (2018) señalan que se consideran activos todos aquellos activos que son susceptibles de convertirse en dinero en un periodo inferior a un año. Ejemplo de estos activos, además del efectivo en caja y los depósitos en bancos, son las inversiones, la cartera y los inventarios. Los activos corrientes de la empresa, son aquellos recursos controlados que provienen de hechos pasados y que son de fácil conversión en efectivo dentro de un periodo no mayor a un año, generando de esta forma la liquidez necesaria a la entidad para poder satisfacer las obligaciones contraídas con terceros, dentro de la actividad comercial que desarrolla la empresa, buscando de esta forma un beneficio económico reflejado al final de un periodo comercial, para la panadería tía María el pan forma parte de su activo corriente, así como los ingresos que generan sus ventas a sus clientes, por ende la necesidad de su control ya que estos dos cuentas garantizan la operacionabilidad del negocio Caja Es una herramienta para llevar un registro del incremento o disminución del dinero en efectivo perteneciente a la empresa. El dinero puede 15 representarse en moneda local vigente, giros bancarios, moneda extranjera o cualquier otra forma de pago tangible aceptada (Romero, 2014, p. 308) La cuenta caja representa en una empresa la cuenta con mayor movimiento ya que, en ella se registran las transacciones económicas realizadas en efectivo a consecuencia de operaciones comerciales realizadas por la actividad que desarrolla la entidad. (Granados Ismael, 2005) Es la cuenta de activo corriente de mayor movimiento de una entidad ya que en ella se registran todas las entradas y salidas de efectivo o su equivalente, producto de su movimiento comercial a diario. (Pellegrino, 2001) La cuenta caja es una de las cuentas principales de una entidad, ya que en ella se registra la entrada y salida de efectivo, por concepto de las diferentes operaciones comerciales realizadas en giro de la actividad del negocio, por eso se hace indispensable su adecuado manejo por parte de sus usuarios para que no se produzcan errores ya que esta cuenta básica para la elaboración de los estados de flujo de la unidad de negocio. Caja chica Es un recurso de fondos fijos, con el cual cuenta un negocio para realizar los pagos de cuantía menor a los proveedores, de forma inmediata y el cual estará bajo la responsabilidad de un custodio de la empresa. (Salas, Madrigal, & Jamienson, 2000) Para Meza (2007) es un fondo de dinero fijo, con el que cuenta una entidad para satisfacer sus obligaciones de menor cuantía para realizar pagos menores, la cual tendrá un solo custodio, quien será responsable de su gestión y no podrá cambiar cheques con el fondo asignado. Es el fondo creado para el pago en efectivo de gastos menores, la cual estará bajo la responsabilidad de una persona encargada, que ejerce el control 16 exclusivo del dinero la realización de los pagos y los requerimientos de su reembolso. (Brock y Palmer, 1987) Mediante la interpretación de los conceptos citados, se determina que caja chica, son los fondos fijos disponibles en efectivo, con los cuales cuenta una entidad para cumplir con sus obligaciones de menor cuantía a proveedores de manera inmediata, y que estará bajo la responsabilidad de una persona delegada por la administración de la empresa, la cual será la encargada de realizar los pagos que se presenten debidamente soportados, así como realizar el requerimiento de reposición al departamento financiero de los fondos utilizados. Procedimiento de manejo de caja chica Brock y Palmer (1987) señalan que el manejo de la caja chica se designara de parte de la administración a una persona, responsable, el cual prepara un comprobante de caja chica para cada pago, el cual lo firmará la persona que recibe el dinero, el fondo se repondrá periódicamente según el monto utilizado. La persona designada por la administración tendrá por objeto el pago de menor cuantía y no requerirá orden de compra para realizar el pago, cuando de estos fondos fijos se haya gastado un 80%, pedirá el reembolso al departamento contable. (IICA, 1980) Salas, Madrigal y Jamienson (2000) señalan que el procedimiento de manejo de caja chica prioriza el control de las operaciones por pago cuantías menores, en el habrá un funcionario encargado, quien recibe el dinero con su respectivo respaldo el cual deberá firmar el dinero recibido del departamento contable, el funcionario requerirá el reembolso de los gastos a medida que su cuantía haya disminuido según la política establecida por la entidad. 17 Según Agexpront (2006) el procedimiento para el manejo de caja chica será • Asignación de un custodio y liquidador de la caja chica, • Se realizará la reposición del fondo en el momento que se haya utilizado un máximo del 50% del monto asignado • De forma periódica se realizarán arqueos de los fondos de caja chica para constatar los saldos de la misma. • Todos Los gastos con fondos de caja chica deberán ser debidamente presupuestados. • La autorización de gastos, la realizaran los jefes de áreas de la entidad. • No se permitirá que se fraccionen las compras. • Para la Entrega de vale de caja chica este estará debidamente firmado por el jefe de área Los procedimientos para el manejo de caja chica, se constituye una herramienta de guía y control para el responsable de la caja esta, ya que permite seguir una serie de pasos secuenciales que permiten garantizar su adecuado manejo en los movimientos de ingresos y egresos del efectivo que se realizan dentro de un periodo establecido, lo importante es lograr la exactitud de sus saldos al realizar el arqueo diario de la caja chica por parte del personal administrativo de la unidad de negocio. Flujo de efectivo Es el estado financiero que le permite al usuario, de manera razonable conocer el movimiento del efectivo de forma detallada a causa de las transacciones comerciales por financiamiento, de operación y de inversión de la entidad en un periodo determinado. (James C. Van Horne) Guzmán y Romero (2005) señalan que es el estado financiero que detalla los conceptos de las variaciones de la cuenta caja en un periodo 18 determinado, su utilidad radica en que es una herramienta eficaz para estudiar la caja o liquidez de una organización, siendo uno de los estados financieros más importantes al analizar la situación financiera de una empresa. Las empresas obligadas a presentar las cuentas anuales deberán incluir, un Estado de Flujos de Tesorería, también llamado Estado de Flujos de Efectivo, en el que se recogerán los cobros y los pagos registrados durante cada ejercicio por la empresa. (SLNE, 2012) Es claro que el flujo de efectivo es uno de los estados financieros de mayor relevancia para la entidad, ya refleja el movimiento de los recursos económico de la empresa, por concepto de las diferentes operaciones realizadas en el transcurso del periodo comercial facilitando esta la información de manera práctica y razonable a los usuarios, con el único objetivo, de una toma de decisiones aplicables a la entidad, en beneficio de sus intereses operativos y económicos. 2.1.2.6 Control interno Hace referencia a la estrategia adoptada por una empresa para cuidar sus activos, lograr que las normativas que garantizan la eficacia operacional sean cumplidas y para obtener una contabilidad confiable (Horngren y Smith, 2003, p. 292) El plan de organización de métodos y procedimientos que garantizan la protección de los activos y la fiabilidad de sus registros contables, para que la actividad que esta desarrolla sea eficaz, dando cumplimiento a los lineamientos marcados por sus directivos. (Barquero, 2013) El control interno es el plan organizacional establecido por una entidad, basada en procedimientos y métodos de operaciones contables establecido para alcanzar las metas y objetivos planteados previamente por la empresa, mediante la coordinación de sus funciones. (Rodrigo, 2015) 19 El control interno es el proceso sistemático y organizado implementado por los directivos de una entidad para salvaguardar los activos de la compañía, mediante la implementación de políticas y procedimientos que le permiten alcanzar sus metas establecidas, garantizando de manera eficiente el registro de sus operaciones comerciales, y la fiabilidad de la información que estos generen dentro de un ciclo contable. Procedimientos de control de la caja chica Para Buireu (1978) quienes ejerzan funciones administrativas, realizaran arqueos periódicos e imprevistos sobre los movimientos y saldos de caja chica, de encontrar alguna diferencia, lo deberán reportar a su jefe inmediato quien tomara las medidas necesarias e informar al departamento financiero. Según Meza (2007) para tener un adecuado procedimiento para el control de caja chica se debe tener primeramente un custodio para su manejo, un monto máximo fijado, realizar arqueos sorpresivos y no cambiar cheques con el dinero disponible. La importancia de la aplicación de procedimientos de control interno de caja chica se hace indispensable en los negocio de emprendimiento, como lo señalan los autores citados, por la necesidad realizar a los custodios de caja chica arqueos continuos sin previo aviso para constatar que el saldo disponible sea el correcto, que esté libre de incorreciones materiales que perjudiquen la operacionabilidad del negocio y que en el momento de encontrar inconsistencia del saldo se elabore un informe de parte de la persona que realiza el arqueo a sus superiores, para que estos puedan realizar los correctivos necesarios. 2.2 Antecedentes referenciales Según el trabajo de Guashpa (2015) titulado: “Implementación del fondo de caja chica para el control interno en la toma de decisiones en la empresa”, 20 de la Universidad Técnica de Machala de la carrera de Contabilidad y Auditoría; se obtiene la siguiente conclusión: La creación de un fondo de caja chica garantizará una mejor administración y control de los recursos de una empresa ya que se podrá determinar con exactitud cuánto, cómo, cuándo y dónde circula el efectivo. También se podrá evitar el giro de cheques por montos inferiores de dinero. Esta estrategia es deseable incluso desde los inicios de una empresa para que así tenga un desenvolvimiento más eficiente y organizado. Además, la caja chica también forma parte de la contabilidad en lo que refiere a dinero en efectivo por lo que es más fácil de determinar el estado financiero general de la empresa tan solo con llevar el control de pequeñas cantidades de dinero. Esto es una gran ventaja ya que los gastos menores, además de ser contables, se pueden controlar más fácilmente y a través de ellos se puede lograr un seguimiento contable permanente. Se usa esta investigación al presente estudio ya que se considera de gran ayuda los fundamentos teóricos sobre el control interno de la empresa que plantea. Además, el uso de importantes autores reconocidos en el campo de la contabilidad le da sustento y fuerza al contenido. De acuerdo con Herrera y Vera (2016) de la carrera de Contaduría Pública en la Universidad de Guayaquil, en su tema: Propuesta de proceso contable para la mejora financiera de la panadería “Ocho Hermanos”, concluyen: La dirección de la panadería está a cargo de su propietario lo que permite tener un mayor control en el inventario de mercaderías, en el trato de proveedores y clientes y en el efectivo que dispone el negocio y de qué manera será invertido, sin embargo, se tendrá que tomar en cuenta un organigrama y se delegue funciones si la intención es ampliar el negocio, no se dispone de un sistema contable que le permita conocer su situación actual el negocio, que 21 le permita obtener información precisa e inmediata, dificultando la toma de decisiones en cuanto a las compras de mercaderías, de recuperación de cartera etc., lo que conlleva que no se aproveche de sus recursos óptimamente para mejorar la rentabilidad de su negocio. Se podrán definir utilidades más reales en base de un formal proceso de registro de las operaciones, de esta manera cumplir con la entrega de información oportuna para tomar decisiones, determinar impuestos que se deban cancelar al SRI y por lo tanto suponer nuevas cifras de proyección y crecimiento para los siguientes años. En la aplicación práctica que se ha realizado existe información que se adaptado a un mes, pero se concluye que este sistema contable debe aplicarse a partir del 01 de enero del 2016 al 31 de diciembre del mismo año. Para Miranda (2018) de la Universidad Peruana Unión, de la escuela Profesional de contabilidad cuyo tema es: “Propuesta de control interno del efectivo de caja chica en la CMAC Huancayo, Agencia Ate, 2018”, el autor llega a la siguiente conclusión: La CMAC Huancayo se encuentra en un proceso de crecimiento y expansión, por tal motivo se requiere mejorar el sistema de control interno, especialmente en cuanto al control de efectivo en caja chica ya que en la actualidad no se encuentra bien definida lo que se propone diseñar nuevos procedimientos, donde se espera que, al tener en una base de datos a los proveedores, la salida de dinero sea mejor controlada, de la misma manera los comprobantes de pago que antes se solicitaban directamente al proveedor, ahora se envíen antes de realizar la emisión y la salida de efectivo, para su revisión. Este estudio se hay que considerar que tiene muchos puntos de concordancia con la presente investigación, tanto es así que se toman ideas fundamentales que permiten proponer la alternativa de solución. 22 2.3 FUNDAMENTACIÓN LEGAL Constitución de la República del Ecuador Sección quinta Régimen tributario Art. 300.- El régimen tributario se regirá por los principios de generalidad, progresividad, eficiencia, simplicidad administrativa, irretroactividad, equidad, transparencia y suficiencia recaudatoria. Se priorizarán los impuestos directos y progresivos. La política tributaria promoverá la redistribución y estimulará el empleo, la producción de bienes y servicios, y conductas ecológicas, sociales y económicas responsables. Código Tributario del Ecuador (Codificación No. 2005-09) Registro Oficial 744, 29-IV-2016) Capítulo IV de los Sujetos Art. 23.- Sujeto activo. - Sujeto activo es el ente público acreedor del tributo. Art. 24.- Sujeto pasivo. - Es sujeto pasivo la persona natural o jurídica que, según la ley, está obligada al cumplimiento de la prestación tributaria, sea como contribuyente o como responsable. Se considerarán también sujetos pasivos, las herencias yacentes, las comunidades de bienes y las demás entidades que, carentes de personalidad jurídica, constituyan una unidad económica o un patrimonio independiente de los de sus miembros, susceptible de imposición, siempre que así se establezca en la ley tributaria respectiva. Art. 25.- Contribuyente. - Contribuyente es la persona natural o jurídica a quien la ley impone la prestación tributaria por la verificación del hecho generador. Nunca perderá su condición de contribuyente quien, según la ley, deba soportar la carga tributaria, aunque realice su traslación a otras personas. 23 Art. 96.- Deberes formales. - Son deberes formales de los contribuyentes o responsables: 1. Cuando lo exijan las leyes, ordenanzas, reglamentos o las disposiciones de la respectiva autoridad de la administración tributaria: a) Inscribirse en los registros pertinentes, proporcionando los datos necesarios relativos a su actividad; y, comunicar oportunamente los cambios que se operen; b) Solicitar los permisos previos que fueren del caso; c) Llevar los libros y registros contables relacionados con la correspondiente actividad económica, en idioma castellano; anotar, en moneda de curso legal, sus operaciones o transacciones y conservar tales libros y registros, mientras la obligación tributaria no esté prescrita; d) Presentar las declaraciones que correspondan; y, e) Cumplir con los deberes específicos que la respectiva ley tributaria establezca. 2. Facilitar a los funcionarios autorizados las inspecciones o verificaciones, tendientes al control o a la determinación del tributo. 3. Exhibir a los funcionarios respectivos, las declaraciones, informes, libros y documentos relacionados con los hechos generadores de obligaciones tributarias y formular las aclaraciones que les fueren solicitadas. 4. Concurrir a las oficinas de la administración tributaria, cuando su presencia sea requerida por autoridad competente. Ley de Régimen Tributario Interno Impuesto al Valor agregado 24 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno – Lorti. Ingresos de fuente Ecuatoriana Art. 8.- Ingresos de fuente ecuatoriana. - Se considerarán de fuente ecuatoriana los siguientes ingresos: 1.- Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales, profesionales, comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y otras de carácter económico realizadas en territorio ecuatoriano, salvo los percibidos por personas naturales no residentes en el país por servicios ocasionales prestados en el Ecuador, cuando su remuneración u honorarios son pagados por sociedades extranjeras y forman parte de los ingresos percibidos por ésta, sujetos a retención en la fuente o exentos; o cuando han sido pagados en el exterior por dichas sociedades extranjeras sin cargo al gasto de sociedades constituidas, domiciliadas o con establecimiento permanente en el Ecuador. Se entenderá por servicios ocasionales cuando la permanencia en el país sea inferior a seis meses consecutivos o no en un mismo año calendario; 2.- Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades desarrolladas en el exterior, provenientes de personas naturales, de sociedades nacionales o extranjeras, con domicilio en el Ecuador, o de entidades y organismos del sector público ecuatoriano; 3.- Las utilidades provenientes de la enajenación de bienes muebles o inmuebles ubicados en el país; 3.1. Las utilidades que perciban las sociedades domiciliadas o no en Ecuador y las personas naturales, ecuatorianas o extranjeras, residentes o no en el país, provenientes de la enajenación directa o indirecta de acciones, participaciones, otros derechos representativos de capital u otros derechos que permitan la exploración, explotación, concesión o similares; de sociedades domiciliadas o establecimientos permanentes en Ecuador. 25 Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención De los comprobantes de venta y retención de documentos complementarios. Art. 1.- Comprobantes de venta. - Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos: a) Facturas; b) Notas de venta - RISE; c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios; d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras; e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y, f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento. Los sujetos pasivos también podrán solicitar al Servicio de Rentas Internas la autorización para que dichos documentos puedan emitirse mediante sistemas computarizados, en los términos y condiciones que establezca dicha entidad. El Servicio de Rentas Internas autorizará la utilización de máquinas registradoras para la emisión de tiquetes, siempre que correspondan a las marcas y modelos previamente calificados por dicha institución. Los sujetos pasivos que tengan autorización para emitir comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, mediante sistemas computarizados, podrán solicitar autorización para la emisión y entrega de comprobantes impresos por establecimientos Figuras 26 autorizados, para cuando se requiera la emisión de estos, por cualquier circunstancia. Los sujetos pasivos autorizados a emitir tiquetes de máquinas registradoras deben, además, contar obligatoriamente con facturas o notas de venta autorizadas, las que deberán entregarla adquirente del bien o servicio, con los datos que lo identifiquen como tal, cuando lo solicite, para justificar sus deducciones del impuesto sobre la renta. Art. 6.- Período de vigencia de la autorización para imprimir y emitir comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención. - El período de vigencia de los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, será de un año para los sujetos pasivos, cuando cumplan las condiciones siguientes: 1. Haber presentado sus declaraciones tributarias y sus anexos cuando corresponda, y realizado el pago de las obligaciones declaradas o, de mantener concesión de facilidades para el pago de ellas, no estar en mora de las correspondientes cuotas. 2. No tener pendiente de pago, deuda firme alguna, por tributos administrados por el Servicio de Rentas Internas, multas e intereses provenientes de los mismos. Se exceptúan de esta disposición los casos en los cuales exista un convenio de facilidades de pago o se haya iniciado un recurso de revisión de oficio o a insinuación del contribuyente en relación al acto administrativo que contenga la obligación en firme Art. 7.- De la suspensión de los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios.- La Administración Tributaria podrá suspender la vigencia de la autorización para emitir comprobantes de venta, retención y documentos complementarios previa notificación al contribuyente, cuando este no haya cumplido con la obligación de presentación de sus declaraciones 27 tributarias, sus anexos cuando corresponda, realizado el pago de las obligaciones declaradas o cuando la información proporcionada por el sujeto pasivo en el Registro Único de Contribuyentes, no pueda ser verificada por la Administración Tributaria. Para el caso de los contribuyentes autorizados a utilizar sistemas computarizados, la suspensión procederá también cuando no cumplan los requerimientos establecidos por el Servicio de Rentas Internas, derivados de dicha autorización. No sustentarán crédito tributario, ni costos o gastos, los comprobantes de venta, de retención y documentos complementarios que hayan sido emitidos mientras dure la suspensión de la autorización. Para este efecto, el Servicio de Rentas Internas pondrá a disposición de la ciudadanía los mecanismos necesarios para verificar la vigencia de los mencionados comprobantes. Art. 8.- Obligación de emisión de comprobantes de venta y comprobantes de retención. - Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de impuestos, a pesar de que el adquirente no los solicite o exprese que no los requiere. Dicha obligación nace con ocasión de la transferencia de bienes, aun cuando se realicen a título gratuito, autoconsumo o de la prestación de servicios de cualquier naturaleza, incluso si las operaciones se encuentren gravadas con tarifa cero (0%) del impuesto al valor agregado. La emisión de estos documentos será efectuada únicamente por transacciones propias del sujeto pasivo autorizado. El Servicio de Rentas Internas, mediante resolución, establecerá el monto sobre el cual las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad y aquellas inscritas en el Régimen Impositivo Simplificado, deberán emitir comprobantes de venta. 28 De igual manera, se establecerá la periodicidad de la emisión de un comprobante de venta resumen por las transacciones efectuadas correspondientes a valores inferiores a los establecidos en la mencionada resolución. No obstante, lo señalado en el inciso anterior, a petición del adquirente del bien o servicio, se deberá emitir y entregar comprobantes de venta, por cualquier monto. Art. 10.- Sustento de costos y gastos. - Para sustentar costos y gastos del adquirente de bienes o servicios, a efectos de la determinación y liquidación del impuesto a la renta, se considerarán como comprobantes válidos los determinados en este reglamento, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el mismo y permitan una identificación precisa del adquirente o beneficiario. También sustentarán gastos, para efectos de la determinación y liquidación del impuesto a la renta, los documentos que se emitan por el pago de cuotas o aportes que realice el contribuyente a condominios, siempre que en los mismos esté plenamente identificado el condominio, número de RUC y dirección, y se identifique también a quien realiza el pago, con su nombre, razón social o denominación, número de RUC o cédula de identificación y dirección. Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) para Pequeñas y Medianas Entidades Sección 1 Pequeñas y Medianas Entidades Alcance pretendido de esta Norma Descripción de pequeñas y medianas entidades 1.2 Las pequeñas y medianas entidades son entidades que: (a) no tienen obligación pública de rendir cuentas; y (b) publican estados financieros con propósito de información general para usuarios externos. 29 Son ejemplos de usuarios externos los propietarios que no están implicados en la gestión del negocio, los acreedores actuales o potenciales y las agencias de calificación crediticia. 1.3 Una entidad tiene obligación pública de rendir cuentas cuando: (a) sus instrumentos de deuda o de patrimonio se negocian en un mercado público o están en proceso de emitir estos instrumentos para negociarse en un mercado público (ya sea una bolsa de valores nacional o extranjera, o un mercado fuera de la bolsa de valores, incluyendo mercados locales o regionales); o (b) una de sus principales actividades es mantener activos en calidad de fiduciaria para un amplio grupo de terceros (la mayoría de los bancos, cooperativas de crédito, compañías de seguros, comisionistas e intermediarios de valores, fondos de inversión y bancos de inversión cumplirían este segundo criterio). 1.4 Es posible que algunas entidades mantengan activos en calidad de fiduciaria para un amplio grupo de terceros porque mantienen y gestionan recursos financieros que les han confiado clientes o miembros que no están implicados en la gestión de la entidad. Sin embargo, si lo hacen por motivos secundarios a la actividad principal (como podría ser el caso, por ejemplo, de las agencias de viajes o inmobiliarias, los colegios, las organizaciones no lucrativas, las cooperativas que requieran el pago de un depósito nominal para la afiliación y los vendedores que reciban el pago con anterioridad a la entrega de artículos o servicios como las compañías que prestan servicios públicos), esto no las convierte en entidades con obligación pública de rendir cuentas. 1.5 Si una entidad que tiene obligación pública de rendir cuentas utiliza esta Norma, sus estados financieros no se describirán como en conformidad con la NIIF para las PYMES, aunque la legislación o regulación de la jurisdicción permita o requiera que esta Norma se utilice por entidades con obligación pública de rendir cuentas. 30 1.6 No se prohíbe a una subsidiaria cuya controladora utilice las NIIF completas, o que forme parte de un grupo consolidado que utilice las NIIF completas, utilizar esta Norma en sus propios estados financieros si dicha subsidiaria no tiene obligación pública de rendir cuentas por sí misma. Si sus estados financieros se describen como en conformidad con la NIIF para las PYMES, debe cumplir con todas las disposiciones de esta Norma. 1.7 Una controladora (incluyendo la controladora última o cualquier controladora intermedia) evaluará si cumple con los requisitos para utilizar esta Norma en sus estados financieros separados sobre la base de su propio estatus sin considerar si otras entidades del grupo tienen, o el grupo tiene como un todo, obligación pública de rendir cuentas. Si una controladora por sí misma no tiene obligación pública de rendir cuentas, puede presentar sus estados financieros separados de acuerdo con esta Norma (véase la Sección 9 Estados Financieros Consolidados y Separados), incluso si presenta sus estados financieros consolidados de acuerdo con las NIIF completas u otro conjunto de principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), tales como sus normas de contabilidad nacionales. Los estados financieros preparados de acuerdo con esta Norma se distinguirán con claridad de los estados financieros preparados de acuerdo con otros requerimientos. Rendimiento 2.23 El rendimiento es la relación entre los ingresos y los gastos de una entidad durante el periodo sobre el que se informa. Esta Norma permite a las entidades presentar el rendimiento en un único estado financiero (un estado del resultado integral) o en dos estados financieros (un estado de resultados y un estado del resultado integral). El resultado integral total y el resultado se usan a menudo como medidas de rendimiento, o como la base de otras medidas, tales como el retorno de la inversión o las ganancias por acción. Los ingresos y los gastos se definen como sigue: 31 (a) ingresos son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de los pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio, distintos de las relacionados con las aportaciones de los propietarios; y (b) gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, y distintos de los relacionados con las distribuciones realizadas a los propietarios. 2.24 El reconocimiento de los ingresos y los gastos se deriva directamente del reconocimiento y la medición de activos y pasivos. Las condiciones para el reconocimiento de ingresos y gastos son objeto de discusión en los párrafos 2.27 a 2.32. Ingresos 2.25 La definición de ingresos incluye tanto a los ingresos de actividades ordinarias como a las ganancias. (a) Los ingresos de actividades ordinarias surgen en el curso de las actividades ordinarias de una entidad y adoptan una gran variedad de nombres, tales como ventas, comisiones, intereses, dividendos, regalías y alquileres. (b) Ganancias son otras partidas que satisfacen la definición de ingresos pero que no son ingresos de actividades ordinarias. Cuando las ganancias se reconocen en el estado del resultado integral, es usual presentarlas por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es útil para la toma de decisiones económicas. Gastos 32 2.26 La definición de gastos incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen en las actividades ordinarias de la entidad: (a) los gastos que surgen de la actividad ordinaria incluyen, por ejemplo, el costo de las ventas, los salarios y la depreciación. Usualmente, toman la forma de una salida o disminución del valor de los activos, tales como efectivo y equivalentes al efectivo, inventarios o propiedades, planta y equipo. (b) las pérdidas son otras partidas que cumplen la definición de gastos y que pueden surgir en el curso de las actividades ordinarias de la entidad. Si las pérdidas se reconocen en el estado del resultado integral habitualmente se presentan por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es útil para la toma de decisiones económicas. Norma Internacional de Contabilidad 18 Ingresos de Actividades Ordinarias Objetivo Los ingresos son definidos, en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Estados Financieros. La principal preocupación en la contabilización de ingresos de actividades ordinarias es determinar cuándo deben ser reconocidos. El ingreso de actividades ordinarias es reconocido cuando es probable que los beneficios económicos futuros fluyan a la entidad y estos beneficios puedan ser medidos con fiabilidad. Esta Norma identifica las circunstancias en las cuales se cumplen estos criterios para que los ingresos de actividades ordinarias sean reconocidos. También suministra una guía práctica sobre la aplicación de tales criterios, como incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como disminuciones de los pasivos, que dan como resultado 33 aumentos del patrimonio y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios de la entidad. El concepto de ingreso comprende tanto los ingresos de actividades ordinarias como las ganancias. Los ingresos de actividades ordinarias propiamente dichos surgen en el curso de las actividades ordinarias de la entidad y adoptan una gran variedad de nombres, tales como ventas, comisiones, intereses, dividendos y regalías. El objetivo de esta Norma es establecer el tratamiento contable de los ingresos de actividades ordinarias que surgen de ciertos tipos de transacciones y otros eventos Alcance 1.- Esta Norma debe ser aplicada al contabilizar ingresos de actividades ordinarias procedentes de las siguientes transacciones y sucesos: (a) venta de bienes; (b) la prestación de servicios; y (c) el uso, por parte de terceros, de activos de la entidad que produzcan intereses, regalías y dividendos. 2.- Esta Norma deroga la anterior NIC 18 Reconocimiento de los Ingresos 3.- El término “productos” incluye tanto los producidos por la entidad para ser vendidos, como los adquiridos para su reventa, tales como las mercaderías de los comercios al por menor o los terrenos u otras propiedades que se tienen para revenderlas a terceros. , aprobada en 1982. 4.-La prestación de servicios implica, normalmente, la ejecución, por parte de la entidad, de un conjunto de tareas acordadas en un contrato, con una 34 duración determinada en el tiempo. Los servicios pueden prestarse en el transcurso de un único periodo o a lo largo de varios periodos contables 5.- El uso, por parte de terceros, de activos de la entidad, da lugar a ingresos que adoptan la forma de: (a) intereses–cargos por el uso de efectivo, de equivalentes al efectivo o por el mantenimiento de deudas para con la entidad; (b) regalías–cargos por el uso de activos a largo plazo de la entidad, tales como patentes, marcas, derechos de autor o aplicaciones informáticas; y (c) dividendos–distribuciones de ganancias a los poseedores de participaciones en la propiedad de las entidades, en proporción al porcentaje que supongan sobre el capital o sobre una clase particular del mismo. 6.- Esta Norma no trata de los ingresos de actividades ordinarias procedentes de: (a) contratos de arrendamiento financiero (véase la NIC 17 Arrendamientos (b) dividendos producto de inversiones financieras llevadas por el método de la participación (véase la NIC 28); Contabilización de Inversiones en Asociadas (c) contratos de seguro bajo el alcance de la NIIF 4); Contratos de Seguros (d) cambios en el valor razonable de activos y pasivos financieros, o productos derivados de su venta (véase la NIC 39; Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición (e) cambios en el valor de otros activos corrientes;); 35 (f) reconocimiento inicial y cambios en el valor razonable de los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la NIC 41Agricultura) (g) reconocimiento inicial de los productos agrícolas (véase la NIC 41), y); (h) extracción de minerales en yacimientos 2.4 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN Variable dependiente: Control caja chica. Es el procedimiento utilizado por el personal administrativo de una empresa para realizar arqueos periódicos de la caja chica enfocados en confirmar la exactitud de los saldos finales, resultado de las transacciones comerciales realizadas dentro de un periodo comercial. (Buireu, Manual de contabilidad, 1994) Variable independiente: Flujo de efectivo. Es la herramienta financiera que le permite a la dirección de una entidad mediante el resumen de las entradas y salidas de efectivo que se estiman ocurrirán en un periodo próximo siendo comparadas y adecuadas al saldo inicial al principio del periodo. (Duarte y Fernández, 2005) 36 2.5 DEFINICIONES CONCEPTUALES Acta de arqueo: Documento que da fe del resultado de la comprobación de las existencias de efectivo y otros valores custodiados en la caja o en la cuenta bancarias mantenidas por la entidad y que sirve de justificante de las citadas existencias. (Mora E. A., 2008) Activo corriente: Recursos económicos inmersos en el ciclo normal de la actividad de la entidad para realizar, vender o consumir en efectivo en el transcurso de un periodo no mayor a un año. (Mora E. A., Diccionario de Contabilidad, Auditoría y Control de Gestión, Volumen 3, 2008) Anticipos de caja fija: Se refiere al otorgamiento de recursos fuera del presupuesto y repetidos que se hacen para pagos, cajas o habilitaciones para atenciones inmediatas. (Mora E. , 2008) Anticipos de tesorería: Cantidades de tesorería que permitan atender gastos deuda, la condonación o prescripción. (Mora, 2008, p. 25) Arqueo: Es la Operación en la que se procede a contar el saldo físico de efectivo en caja para compararla con el saldo de los registros contables dentro de un periodo determinado. (Gudino, 2011) Asiento contable: Son los registros de las operaciones comerciales que realiza una entidad de manera cronológica en la columna del debe y el haber del libro diario. (Santandreu, 2002) Bienes financieros: Son todas las inversiones financieras temporales, las cuales son originadas, por el excedente estacional de la caja de una entidad. (De Molina, 2006) Caja chica: Es el fondo de dinero disponible en la empresa para realizar pagos de menor cuantía. (Meza, 2007) 37 Cuenta: Es un concepto de clasificación en contabilidad que se divide en los subelementos “Debe” y “Haber” en cuyos renglones se colocan las operaciones realizadas, ya sean cargos o abonos respectivamente (Santandreu, 2002, p. 69) Ciclo de caja: En cuanto a liquidez, es la diferencia que hay entre el período de cobro a clientes por concepto de ventas, y el período de pago a proveedores por concepto de compra de suministros. (Santandreu, 2002) Control interno: Son todas las actividades de seguimiento, vigilancia y control que implementa una entidad con el único objetivo de dar cumplimiento a los procedimientos administrativos, para conseguir los objetivos de la entidad. (Santandreu, 2002) Cuenta Banco: Representa el dinero que tiene disponible en una o varias cuentas en una o varias instituciones bancarias. (Molina, 2002) Cuenta efectiva: Es donde se registran los resultados producidos por todas las transacciones en efectivo de un local comercial. (Horngre, 2004) Cash flow: Se refiere al flujo de entrada y salida de dinero en efectivo de un comercio durante un espacio de tiempo. (Mora, 2008, p. 45) Conciliación bancaria: Es la verificación del registro del saldo contable y el saldo bancario de una entidad. Control contable: Es el procedimiento administrativo aplicado para garantizar la integridad y exactitud de las transacciones comerciales y su registro contable, aplicada en base a las cifras de operación estimadas, para ser comparadas con las que arroja la a la contabilidad. (De Molina, 2006) 38 Cuentas por cobrar: Son los derechos, representados en letras, títulos o pagarés, que posee una entidad comercial producto de las ventas, servicios, préstamos o cualquier otro concepto. (Vite, 2016) Compras: Es la mercadería adquirida por una entidad para su venta, de acuerdo al giro comercial del negocio. (Gudino, 2011) Cuentas por pagar: Es el monto adeudado a los proveedores por concepto de compra de materia prima o productos terminados. (Duarte & Fernández, 2005) Contado: Pago que se realiza en el mismo momento en el que se adquiere un derecho o bien. (Santandreu, Diccionario de términos financieros, 2002) Cheque: Titulo de crédito expedido por una institución que tiene como orden incondicional, pagar la cantidad de dinero a la vista, al portador del mismo o la entidad a la cual fue girada. (Vidales, 2003) Dividendo: Parte de los beneficios que la empresa destina a retribuir los capitales aportados por los accionistas. (Santandreu, 2002) Disponible: Son todos los medios líquidos, como el efectivo o su equivalente que dispone la empresa en caja y bancos. (Delgado, 2008) Financiación: Dotar u obtener los recursos financieros necesarios para el funcionamiento óptimo de la empresa. (Santandreu, 2002) Fiabilidad: Es la información que está libre de inconsistencia materiales u errores sobre la cual se elabora los estados financieros de una entidad. (Mendoza & Ortiz, Contabilidad financiera para contaduría y administración, 2016) 39 Flujo de efectivo: Son las corrientes de entradas y salidas de efectivo en un negocio. (Mora E. A., Diccionario de Contabilidad, Auditoría y Control de Gestión, Volumen 3, 2008) Gasto: Decrementos en el patrimonio neto de la empresa en un ejercicio económico sean estas en forma de salidas, causando la disminución de los activos o aumento en el valor de los pasivos. (Mora E. A., Diccionario de Contabilidad, Auditoría y Control de Gestión, Volumen 3, 2008) Liquidez: Es el grado en que una entidad satisface sus obligaciones corrientes, a corto plazo con sus acreedores. (Rubio, 2007) Materia prima: Las materias primas son los materiales de cualquier naturaleza para ser transformado en fábrica con la finalidad de obtener productos finales actos para la venta. (Fullana & Paredes, 2007) Pago: Son todas las salidas de dinero de la tesorería de una unidad de negocio, cualquiera que sea el concepto de su destino. (Fullana & Paredes, 2007) Realizable: Son todos los recursos que se pueden transformar en dinero a corto plazo de tiempo teniendo en cuenta el giro del negocio de la entidad. (Delgado, 2008) Rentabilidad: Es una relación porcentual que nos indica cuanto se obtiene en el tiempo por cada recurso invertido. (Córdoba, 2012, pág. 15) Utilidades: Es la cuantía económica a favor de una empresa que queda al finalizar dentro de un periodo comercial. (Duarte & Fernández, 2005) 40 CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO 3.1 Presentación de la Empresa Breve reseña histórica de la creación de la Panadería “Tía María” La Panadería ‘Tía Marina’ inicia sus actividades el 6 de agosto 1985, se dedica a la producción y comercialización de productos hechos a base de harina, está ubicada en la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas. La panadería ‘Tía Marina’ surge de una idea de emprendimiento de su propietaria Ana Marina Montece Camposano, quien es apasionada por el arte de la panificación, arte adquirido de sus padres quienes empezaron a realizar panes para la familia por falta de panadería en el sector. En sus comienzos para darse a conocer en el vecindario, y con el apoyo de su esposo se capacitó en una institución prestigiosa para fortalecer sus habilidades de panadería, por lo que logra abrir un local en su barrio, para satisfacer las necesidades de los clientes, estos al percibir su aroma, acompañado de la voz que ofrecía, el pan “Tía Marina”, salían hasta el portal de su domicilio para realizar su compra, de esta manera el negocio se posesiona en el mercado y en el corazón de sus vecinos del sector siendo una de las principales panaderías. Actualmente ofrece muchas alternativas de productos, entre los cuales se destacan las tortas, bocaditos, panes de dulce, de sal, mixtos y de canela, así como biscochos y la tradicional rosquita, sin olvidar el servicio de horneado tanto de pollo, pavo y chancho, lo que es ya una tradición cada 24 y 31de diciembre, que marca la diferencia con otras panaderías alrededor del populoso sector, ya que el servicio que se ofrece incluye un producto de gran calidad a un costo asequible al gusto del consumidor. 41 Misión Somos una empresa familiar dedicada a la elaboración y comercialización de productos a base de harina que consiste en los siguientes: panes, tortas, bocaditos y más, nuestra panadería está comprometida con nuestros clientes a ofrecer productos de alta calidad a un precio accesible. Visión Ser una empresa innovadora en la elaboración y comercialización de productos a base de harina con productos exquisitos que sean reconocidos y expandirnos a nivel nacional Nuestros valores • Responsabilidad • Honestidad • Lealtad • Proactivos • Compromiso • Servicio 42 Gerencia Produccion Caja Administración Dpto. Contable Figura 1: -Logotipo Panadería “Tía Marina” Elaborado por: Paiva Saltos Clara Estefanía Gráfico 2: Organigrama Elaborado por: Paiva Saltos Clara Estefanía 43 Cuadro 2. Categoría ocupacional de trabajadores Departamento Cargo No. De Trabajadores Gerencia General Gerente General 1 Administración Administrador 1 Contabilidad Operarios 1 Tesorería Cajera 1 Producción Operarios 4 Total Empleados 8 Elaborado por: Paiva Saltos Clara Estefanía Cuadro 3. Principales Proveedores Elaborado por: Paiva Saltos Clara Estefanía Proveedores Productos Moderna alimentos s.a. Harina súper panadera Marga plus Mante Plus Nevazucar Levapam S.A. Levadura fresca Colorantes en polvo yemo Comercial fierro Cubetas de huevo Sal Escencia de vainilla 44 Principales Productos Figura 2: Pan de Dulce Figura 3: Pan enrollado de sal Elaborado por: Paiva Saltos Clara Elaborado por: Paiva Saltos Clara Figura 4: Pan de leche Figura 5: Pan cara sucia Elaborado por: Paiva Saltos Clara Elaborado por: Paiva Saltos Clara Figura 6: Pan de canela Figura 7: Pan en rosquita Elaborado por: Paiva Saltos Clara Elaborado por: Paiva Saltos Clara 45 Figura 8: Pan de guagua Figura 9: Pan integral Elaborado por: Paiva Saltos Clara Elaborado por: Paiva Saltos Clara Figura 12: Dona Figura 10: Tortas Elaborado por: Paiva Saltos Clara Elaborado por: Paiva Saltos Clara Figura 11: Bocaditos para toda Ocasión Elaborado por: Paiva Saltos Clara 46 Principales Servicios Figura 12: Horneado de Pollo Figura 13: Horneado de Pavo Elaborado por: Paiva Saltos Clara Elaborado por: Paiva Saltos Clara Figura 14: Horneado de Pierna de Chancho Elaborado por: Paiva Saltos Clara Principales clientes • Público en general 47 3.2 Diseño de la Investigación Es el plan o estrategia que aplica el investigador de una investigación, sobre un hecho de estudio, con el objetivo de obtener la información relevante que le permita responder a la problemática planteada. (Hernández, Fernández y Baptista, 2014) La autora de la investigación considera que el diseño de la investigación como la estrategia a utilizar para recopilar la información necesaria sobre del tema tratado en el presente estudio, mediante las técnicas e instrumentos que van acorde a la problemática previamente planteada. Enfoque cuantitativo El enfoque cuantitativo utiliza la recopilación de datos para probar supuestos, basados en la medición numérica cuantificable y la aplicación del análisis estadístico, con la finalidad de determinar características de comportamiento y probar de esta manera teorías. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014) Una vez recolectada la información de fuentes primarias y secundarias, se procederá hacer un análisis de los datos, que buscan esencialmente definir la situación de la panadería con respecto al control de entradas y salidas de efectivo de caja, teniendo de esa manera una base de resultados cuantificables que permitan una adecuada evaluación de la información recopilada en la panadería “Tía Marina”. Enfoque cualitativo Se aplica un sistema de recolección y análisis de datos que no se basa en cantidades sino en las características que la misma observación proporciona, es decir, su énfasis no se hace sobre una medición de cantidad sino de cualidad. (Ñaupas, Mejía, Novoa y Villagómez, 2014, pág. 98) 48 Esta investigación tiene enfoque cualitativo, ya que se guía por temas significativos de investigación y análisis mediante el cual se realizan preguntas en el lapso de tiempo necesario para la recolección de datos, por lo tanto, se considera que el presente proyecto tiene un enfoque cualitativo y cuantitativo. Tipos de investigación Investigación descriptiva. “Se establece como objetivo determinar las propiedades y características resaltantes de cualquier fenómeno que se vaya a analizar. Describe particularidades de un grupo o población”. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014, p. 92) Aplicando este tipo de investigación la autora del presente tema de estudio describirá la situación actual de la falta de control de la caja chica, sus causas, efectos y sus incidencias, en la actividad comercial del negocio, realizando el análisis de los datos obtenidos que permitan efectuar recomendaciones que sirvan a dar una solución efectiva, a la problemática planteada previamente, para su aplicación en beneficio de la panadería “Tía Marina”. Investigación explicativa Permite establecer las causas y los orígenes del fenómeno físico o social que será objeto de estudio, enfocado en conocer por que se suscitan los hechos, mediante delimitaciones de las relaciones existentes y las condiciones en que se producen. (Ospino, 2004) El tema de investigación tiene una perspectiva de tipo explicativa ya que se parte desde un problema identificado como es la falta de control de caja chica y procedimientos internos de caja chica, además de orientarse a identificar cuáles son las causas y efectos de este problema. La formular 49 hipótesis alrededor de estas resulta necesario para poder explicar dichas causas. Investigación correlacional Este tipo de estudios tiene como finalidad conocer la relación o grado de asociación que exista entre dos o más conceptos, categorías o variables en una muestra o contexto en particular. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014, p. 93) Mediante la aplicación de la investigación correccional, la autora del presente tema de estudio podrá determinar el grado de relación existente entre las variables de la presente investigación, que conforman la problemática existente, así como su incidencia económica resultado en la falta de control de caja chica en la panadería “Tía Marina” en el presente periodo comercial. Técnicas de investigación Las técnicas de investigación son los procedimientos aplicados para obtener datos o información relevante sobre el tema de estudios, las técnicas serán particulares y específicas, siendo el complemento al método científico, las cuales se aplicarán de forma general. (Arias, 2012) Las técnicas de investigación que se aplican para obtener información relevante del presente tema de estudio son: Tabla 4 Técnicas de investigación Elaborado por: Paiva Saltos Clara Estefanía Técnicas Herramientas Observación Guía de observación Análisis documental Documentos 50 Observación Es el método para recoger la información, que se aplica a través del estudio de los procesos o hechos naturales y sociales por medio de la examinación, donde se utilizan los sentidos, con o sin medios tecnologicos, según las exigencias de la investigacion cientifica. (Yuni y Ariel, 2006) La aplicación de la técnica de la observación le permitirá a la autora de la presente investigación, recolectar información cualitativa relevante sobre el proceso de control de las entradas y salidas de efectivo que inciden en el saldo de caja chica, esto se realizar mediante la aplicación de una guía de observación sobre su proceso. Análisis documental Es una metodología cuyo objetivo está en figurar el contenido de un documento bajo una manera diferente a la original, a fin de hacer más fácil la consulta o localización de un estudio anterior. (Bardin, 2002) Los documentos que se analizaran son: • El flujo de efectivo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2019 • Estado de resultado o de perdida y ganancia al 31 de diciembre del 2019 3.4 Procedimientos de la Investigación En la investigación se utilizan la técnica de la observación y el análisis documental para la recopilación de datos, con sus respectivas herramientas para el desarrollo de los objetivos específicos que se detallan a continuación: Diagnosticar el estado actual del control de caja chica de la panadería Tía Marina. Como parte del diagnóstico se analizar los procedimientos para realizar el control de la caja chica, según los que plantea Agexpront (2006): 1. Asignar de un custodio y liquidador de la caja chica, 51 2. Realizar la reposición del fondo en el momento que se haya utilizado un máximo del 50% del monto asignado 3. Realizar arqueos de los fondos de caja chica, de forma periódica para constatar los saldos de la misma. 4. Todos gastos con fondos de caja chica deberán ser debidamente sustentados con comprobantes de ventas legalizados. 5. La autorización de gastos, la realizaran los jefes de áreas de la entidad. 6. No se permitirá que se fraccionen las compras. 7. Entregar el vale de caja chica este estará debidamente firmado por el jefe de área 8. Proponer nuevos procedimientos de control interno de caja chica de la panadería Tía Marina. 52 CAPÍTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS 4.1 Diagnosticar el estado actual del control de caja chica de la Panadería Tía Marina: El control interno es la estrategia adoptada por una empresa para cuidar sus activos, lograr que las normativas que garantizan la eficacia operacional sean cumplidas y para obtener una contabilidad confiable (Horngren y Smith, 2003, p. 292) Luego del análisis teórico se puede establecer que el control interno que se debe de realizar a la caja chica en la panadería Tía Marina tiene que ser un proceso sistemático y organizado implementado por los dueños de la panadería que les permita salvaguardar los activos, en este caso en particular el efectivo para esto tiene que plantear políticas y procedimientos. Para Meza (2007) es un fondo de dinero fijo, con el que cuenta una entidad para satisfacer sus obligaciones de menor cuantía para realizar pagos menores, la cual tendrá un solo custodio, quien será responsable de su gestión y no podrá cambiar cheques con el fondo asignado. Procedimientos de control de la caja chica Para Buireu (1978) quienes ejerzan funciones administrativas, realizaran arqueos periódicos e imprevistos sobre los movimientos y saldos de caja chica, de encontrar alguna diferencia, lo deberán reportar a su jefe inmediato quien tomara las medidas necesarias e informar al departamento financiero. 53 Por lo antes expuesto en la panadería Tía Marina, el administrador debe realizar a diario el arqueo de la caja chica como un método de control de los ingresos y egresos del efectivo. Por lo tanto, el diagnóstico del control de caja chica que actualmente realiza la panadería Tía Marina se realiza desde dos parámetros a) Los procedimientos para el control de la caja chica 1. Asignar de un custodio y liquidador de la caja chica, 2. Realizar la reposición del fondo en el momento que se haya utilizado un máximo del 50% del monto asignado 3. Realizar arqueos de los fondos de caja chica, de forma periódica para constatar los saldos de la misma. 4. Todos gastos con fondos de caja chica deberán ser debidamente sustentados con comprobantes de ventas legalizados. 5. La autorización de gastos, la realizaran los jefes de áreas de la entidad. 6. No se permitirá que se fraccionen las compras. 7. Entregar el vale de caja chica este estará debidamente firmado por el jefe de área 54 4.2 aplicación del control interno a los procedimientos de la caja chica Entidad: Panadería Tía Marina Supervisor: Paiva Saltos Clara Estefanía PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES Arqueo de Caja 1.- Se asigna un custodio y liquidador de la caja chica. x 2.- Al realizar la reposición del fondo en el momento que se haya utilizado un máximo del 50% del monto asignado x 3.- Se realizan arqueos de los fondos de caja chica, de forma periódica para constatar los saldos de la misma x 4) Todos gastos con fondos de caja chica están debidamente sustentados con comprobantes de ventas legalizados. x 5) La autorización de gastos, se realiza por la dueña del negocio x 6) Se permite que se fraccionen las compras. x 55 7) Al entregar el vale de caja chica, estos estan debidamente firmado por el jefe de área x Total 2 5 – 4.3 Muestro de Variables 4.3.1 Análisis de los resultados de la evaluación control interno a los procedimientos de la caja chica de la panadería tía marina Ponderación total (PT) = 7 Calificación total (CT) = 2 Calificación porcentual (CP) = 29% Formula CP = CT x 100 ____________ PT Aplicación de la fórmula 2 X 100 ______________ 7 200 _______ = CP = 29 % 7 Se establece los niveles de riesgo en el proceso de arqueo de caja de la empresa Tía Marina S. A. 56 Tabla 5 Rango de confianza y nivel de riesgo CALIFICACIÓN PROCENTUAL GRADO DE CONFIANZA NIVELES DE RIESGO 15 – 50% 1 BAJO 3 ALTO 51 – 75% 2 MEDIO 2 MEDIO 76 – 100% 3 ALTO 1 BAJO Conclusión del análisis El 29 %, está en el rango 15 - 50, lo que significa que el grado de confianza es BAJO y el nivel de riesgo es ALTO del control interno que se realiza a los procedimientos de la Caja Chica en la Panadería Tía Marina b) Procedimientos de arqueo de caja chica 1. Esperar la llegada del personal autorizado por la empresa para realizar el arqueo correspondiente 2. Pedir que el escolta de caja y el representante de contabilidad o auditor, estén presentes. 3. Organizar el dinero por billetes, monedas, cheques u otros medios de pago. 4. Detallar los recibos de pago, donde aparece: a. Fecha de pago b. Concepto c. Autorización d. Monto 5. Sumar el total de los recibos y del efectivo. 57 6. Hacer una comparación entre el monto presentado y el monto registrado por contabilidad. Especificar las observaciones en caso de haber más (sobrantes) o menos (faltantes), si las hubiese. 7. Realizar el acta de arqueo, en donde se dejarán registradas las novedades presentadas por el auditor y sus recomendaciones. 4.4 Aplicación del control interno a los procedimientos del arqueo de la caja chica Entidad: Panadería Tía Marina Supervisor: Paiva Saltos Clara Estefanía PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES Arqueo de Caja 1.-Se recibe la delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo. x 2.- Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditoría. x 3.- Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. x 4) Desglosar los comprobantes de pago, donde se incluye: a. Fecha de pago; b. Concepto; x 58 c. La autorización; d. Valor correspondiente 5) Realizar una suma total del efectivo y comprobantes. x 6) Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese. x 7) Preparar el acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas y recomendaciones por el auditor. x Total 4 3 – 4.4 Muestro de variables 4.4.1 Análisis de los resultados de la evaluación del control interno que se realiza al proceso del arqueo de caja de la empresa promesa s.a. Ponderación total (PT) = 7 Calificación total (CT) = 4 Calificación porcentual (CP) = 57% 59 Formula CP = CT x 100 ____________ PT Aplicación de la fórmula 4 X 100 ______________ 7 400 _______ = CP = 57 % 7 Se establece los niveles de riesgo en el proceso de arqueo de caja de la Panadería Tía Marina. Tabla 6 Rango de confianza y nivel de riesgo de arqueo de caja chica CALIFICACIÓN PROCENTUAL GRADO DE CONFIANZA NIVELES DE RIESGO 15 – 50% 1 BAJO 3 ALTO 51 – 75% 2 MEDIO 2 MEDIO 76 – 100% 3 ALTO 1 BAJO Conclusión del análisis El 65%, está en el rango 51 – 75, lo que significa que el grado de confianza es MEDIO del control interno y el nivel de riesgo es MEDIO del control interno 60 PROPUESTA DE NUEVOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE CAJA CHICA DE LA PANADERÍA TÍA MARINA. 5.1 Propuesta para el procedimiento de control interno de caja chica 1. Para el adecuado procedimiento de control de caja chica se tiene que designar responsables de las funciones, los cuales se menciona a continuación: • Custodio: Cajera de la panadería • Liquidador: jefe de tesorería • Autorizaciones: Administrador de la panadería • Arqueos de caja frecuentes: Contadora 2. Realizar la reposición del fondo en el momento que se haya utilizado un máximo del 50% del monto asignado: Al ser utilizado el 50% de caja chica se realizará la reposición respectiva para la cual el administrador realizará el requerimiento respectivo al departamento contable para la emisión del soporte y desembolso del dinero solicitado por tesorería, para la reposición de la caja chica. 3. Realizar arqueos de los fondos de caja chica, de forma periódica para constatar los saldos de esta. Los arqueos serán realizados por la contadora de la panadería, los cuales los realizara, diariamente, de encontrar novedad reportara la misma a la gerencia de la panadería, para que esta tome las acciones pertinentes. 4. Todos gastos con fondos de caja chica deberán ser debidamente sustentados con comprobantes de ventas legalizados. 61 Para que los gastos sean reconocidos y cancelados con fondos de caja chica estos deberán estar sustentados por documentos autorizados por los organismos de control, como el Servicio de Rentas Internas (SRI), ya que estos gastos son deducibles al momento de pago de impuesto en las obligaciones fiscales correspondientes. 5. La autorización de gastos, la realizaran los jefes de áreas de la entidad. La autorización sobre los gastos será responsabilidad exclusiva de los jefes de área, los cuales aprobaran los respectivos comprobantes de caja, mediante su firma, para el desembolso del valor solicitado para realizar el respectivo gasto. A continuación, el modelo de comprobante de caja a implementar: Figura 15.-Comprobante de caja chica Elaborado por: Paiva Saltos Clara Estefanía 62 Inicio Asignar de un custodio y liquidador de la caja chica, Realizar la reposición del fondo en el momento que se haya utilizado un máximo del 50% del monto asignado. Realizar arqueos de los fondos de caja chica, de forma periódica para constatar los saldos de la misma. Todos gastos con fondos de caja chica deberán ser debidamente sustentados con comprobantes de ventas legalizados. La autorización de gastos, la realizaran los jefes de áreas de la entidad. No se permitirá que se fraccionen las compras. Entregar el vale de caja chica este estará debidamente firmado por el jefe de área. Fin 6. No se permitirá que se fraccionen las compras. Las compras realizadas con fondos de la caja chica, en ningún caso podrán ser fraccionadas, evitando de esta forma diferencias al realizar los arqueos correspondientes de la caja chica. 7. Entregar el vale de caja chica este estará debidamente firmado por el jefe de área. De igual forma los vales de caja chica estarán firmados por el jefe de cada área que lo solicite, especificando su concepto. Gráfico 3: Flujograma de procedimientos para el control de la caja chica Elaborado por: Paiva Saltos Clara Estefanía 63 Procedimientos de arqueo de caja chica 1. Esperar la llegada del personal autorizado por la empresa para realizar el arqueo correspondiente 2. Pedir que el escolta de caja y el representante de contabilidad o auditor, estén presentes. 3. Organizar el dinero por billetes, monedas, cheques u otros medios de pago. 4. Detallar los recibos de pago, donde aparece: a. Fecha de pago b. Concepto c. Autorización d. Monto 5. Sumar el total de los recibos y del efectivo. 6. Hacer una comparación entre el monto presentado y el monto registrado por contabilidad. Especificar las observaciones en caso de haber más (sobrantes) o menos (faltantes), si las hubiese. 7. Realizar el acta de arqueo, en donde se dejarán registradas las novedades presentadas por el auditor y sus recomendaciones. A continuación, la plantilla que se aplicará y servirá de soporte para el arqueo diario de caja chica: Gráfico 4.- Plantilla de arqueo de caja chica 64 Elaborado por: Paiva Saltos Clara Estefanía 65 Inicio Recibir la delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditoría. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. Desglosar los comprobantes de pago. Realizar una suma total del efectivo y comprobantes. Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad para establecer diferencias. Preparar el acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas y recomendaciones por el auditor. Fin Gráfico 5.- Flujograma de procedimientos para el arqueo de caja chica Elaborado por: Paiva Saltos Clara 66 CONCLUSIONES • Se fundamentó desde la teoría contable-financiera en base a los conceptos de varios autores el control de la caja chica en relación con el flujo de efectivo • Se diagnosticó el estado actual del control de caja chica de la panadería Tía Marina, lo cual nos deja claro que los parámetros utilizados en el procedimiento para el control de caja chica no son los adecuados. • Se constata la afectación existente sobre los saldos al final del día en caja chica, resultado de un procedimiento inadecuado para su control. • Se propuso por parte de la autora de la presente investigación nuevas medidas de procedimientos de control inter